Kieli Valikko
Projekti-Instituutin blogi

Projekti-Instituutin blogi

28.11.2017 12.03

5 askelta tehokkaampaan HR-projektityöskentelyyn

Mika Purola

HR-projektit ovat omanlaisiaan. Ne ovat usein yhden hengen tai pienen porukan tekemiä, eivätkä välttämättä täytä perinteisen projektin tunnusmerkkejä. 

Sisältöön saattaa liittyä luottamuksellisuus, esimerkiksi tulevan YT-prosessin muodossa. Ja jos rehellisiä ollaan, HR-tiimeissä on usein vahva vapaapalokuntalaishenki: kun pilli soi, siirretään muut hommat ja lähdetään sammuttamaan. Suunnitelma tarkentuu työn edetessä iltaisin ja viikonloppuna, jos silloinkaan. Lopputulos on kuitenkin useimmiten hyvä tai erinomainen, mistä voi kiittää omistautuneen HR-ihmisen henkilökohtaisia uhrauksia.

Mutta voisiko insinöörien tavasta toimia saada vinkkiä? Mitä jos ensi kerralla tekisit asiat järjestelmällisemmin? Viidellä helpolla askeleella saat projektityöhösi ryhtiä, vähennät ylimääräistä säätöä ja säästät itseäsi.

Askel 1: Suunnittele projekti, jotta hallitset sen alusta loppuun

Tehokas työ alkaa hyvällä suunnittelulla. Varaa tarpeeksi aikaa ja mieti seuraavia kysymyksiä:

  • Mitä olen/olemme tekemässä? Miksi?
  • Mitä hyötyä tekemisestä on?
  • Mistä tiedän, milloin hyödyt on saavutettu?

Pelkästään miettimällä vastaukset näihin kysymyksiin pystyt poistamaan etukäteen suurimman osan tulevista ongelmista. Lisäksi on hyödyllistä käyttää hieman aikaa vastaamalla kysymykseen:

  • Mitä tässä projektissa ei tehdä?

Tämän jälkeen tunnista vielä projektin riskit ja tee niille hallintasuunnitelma.

Askel 2: Jaa työ sopivan kokoisiin paloihin – näin hahmotat kokonaisuuden

Nyt kun tiedät mitä olet tekemässä ja mitä haluat saada aikaan, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen: Jaa koko projekti sopivan kokoisiin paloihin osituksen avulla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että

  • mietit mitä vaiheita projektissasi on, ja
  • mitä kussakin vaiheessa pitää käytännössä saada aikaan.

Näin saat listan kaikista projektin tehtävistä. Suunnittele samalla, kuka tehtävät käytännössä tekee.

Askel 3: Aikatauluta projekti, jotta näet, paljonko työaikaa se oikeasti vie

Tehtävälistan perusteella mieti projektille aikataulu. Onko päivämääriä, jotka ohjaavat tekemistä? Se voi olla vaikkapa organisaatiomuutoksen julkistuspäivä. Laske siitä taaksepäin ja laita tehtävät kalenteriin.

  • Kauanko eri tehtävien suorittamiseen menee?
  • Miltä oma kalenterisi näyttää?

Tee realistinen suunnitelma; varaa aikaa myös muiden tulipalojen sammutukselle. Viiden tunnin työtehtävä voi kalenterivarauksena olla jotain aivan muuta. Unohda ajatus, että teet sitten jossain vaiheessa. Se ”joku vaihe” sijaitsee kalenterissa aina työajan ulkopuolella.

Askel 4: Viesti projektista, jotta muutkin pysyvät kartalla

Nyt tiedät mitä ja milloin olet tekemässä. On aika kertoa siitä muille. Keneen projekti vaikuttaa, tai kuka voi vaikuttaa projektiisi?

  • Tunnista nämä sidosryhmät ja luokittele ne valta-/kiinnostus -matriisiin.
Kiinnostus-valta









Tämän pohjalta saat näppärästi tehtyä viestintäsuunnitelmat eri ryhmille. Mieti mitä viestit, miten, milloin ja kenelle. Varaa tämänkin suunnitelman toteuttamiseen aikaa kalenteriisi.

Askel 5: Hallitse tilanne ja ole tyytyväinen itseesi

Edellisten askelten jälkeen projektisi etenee kuin (sveitsiläinen) juna. Tiedät mitä olet tekemässä ja milloin, projektisi on hallinnassa, tarvittavat ihmiset tietävät mitä tapahtuu. Pystyt reagoimaan muutoksiin järjestelmällisesti ja hallitusti. Tulipalot eivät räjäytä kalenteriasi. Olet HR-projektien ammattilainen.



Jos kiinnostuit, nämä ja monet muut käytännön vinkit otat haltuun projektityöskentelyn perusteet -valmennuksissamme.


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi

Ei kommentteja