Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

22.4.2015 11.46

7 oikein: Projektimallista ja Projektistandardeista

Juuso Äikäs

Projektimalli (engl. Project Management Method) on joukko menetelmiä, prosesseja ja käytäntöjä joita toistuvasti käytetään projektien johtamisessa.

Mikä on projektimalli?

Projektimallin avulla jokaista projektia johdetaan yhtenäisellä tavalla alusta loppuun. Se kuvaa projektin elinkaaren vaiheet ja määrittelee roolit riittävällä tarkkuudella, jotta projektin eri toimijat tietävät omat vastuunsa ja tehtävänsä projektissa.
Keskeistä on se, että mallia sovelletaan jokaisen projektin yhteydessä, jolloin johtamisen teho kasvaa projektien lukumäärän mukana.

Mikä on projektijohtamisen standardi?

Standardi on yhteinen suositus yleiseen ongelmaan. Käytännössä se on kokoelma kuvauksia, jotka ovat yleisesti parhaita käytäntöjä.

Mitä eroa on projektimallilla ja projektistandardilla?

Standardi tarjoaa viitekehyksen, yleisen taustan asioista, joita on ratkaistava. Standardin pohjalta voi laatia projektimallin eli yksityiskohtaisemman toimintamallin ja prosessit projektien johtamiseksi yhtenäisellä tavalla.
Kaupalliset projektimallit pohjautuvat usein standardeihin kuten PMBOK tai ISO 21500.

Miksi käyttää projektimallia?

Projektimalli tuo ryhtiä ja selkeyttä projektien toteuttamiseen. Se sisältää projekteihin liittyvät päätöksentekoprosessit (nk. porttimalli) sekä käytännönläheisen ohjeiston asiakirjapohjineen, jonka avulla kaikki projektit johdetaan yhtenäisesti.
On erityisen tärkeää että projektimalli on yleiskäyttöinen eli kaiken tyyppiset projektit voidaan johtaa samojen periaatteiden ja toimintatapojen mukaisesti. Kun kaikki projektit ovat vertailukelpoisia keskenään, johdon on mahdollista johtaa niitä yhdenmukaisesti.

Mitä projektimallin pitäisi sisältää?

Kun ostat tai teet projektimallin, katso että siinä on

  • Selkeä, yhtenäinen johtamisen prosessi, joka perustuu kansainvälisiin projektistandardeihin
  • Joukko asiakirjapohjia, joiden avulla rakennat projektiviestintäympäristösi nopeasti
  • Selkeät vastuut ja tehtävät eri projektirooleille
  • Keino skaalata malli toimimaan niin suurissa kuin pienissä projekteissa sekä kaikissa projektityypeissä

Mitä projektimalli ei tee?

Projektimalli ei tee kenestäkään projektipäällikköä, kuten ei työkalupakki tee kenestäkään puuseppää. Mallin lisäksi tarvitset siis projektipäälliköitä, projektin omistajia, projektiasiantuntijoita ja ohjausryhmäläisiä, jotka osaavat sekä projektijohtamisen taitoja että tuntevat mallin oman roolinsa näkökulmasta.

Mitä hyötyä yhtenäisen projektimallin käytöstä on?

Olen jakanut projektimallin käyttöönotosta syntyvät hyödyt Balanced Score Cardin mukaan seuraavasti:

Taloudellinen näkökulma
  • Projektien ja hankkeiden kestot lyhenevät -> hyödyt nopeammin käyttöön
  • Projektien onnistumisaste kasvaa
  • Pitkällä tähtäimellä projektien kestot ja kustannukset pienenevät
  • Vähennät turhia riskejä
  • Vähennät sitoutunutta pääomaa
  • Saat paremman katteen asiakastoimituksista

Asiakasnäkökulma

  • Asiakkaat saavat selkeän näkymän asiakastoimituksiisi
  • Projektien asiakasohjautuvuus kasvaa
  • Onnistuneiden projektien myötä asiakastyytyväisyys kasvaa, kilpailuasemasi paranee
  • Asiakas tunnistaa omat vastuunsa

Sisäisten prosessien näkökulma
  • Yhteisen terminologian ansiosta ihmiset ymmärtävät paremmin toisiaan
  • Kun malli skaalautuu projektin mukaan, et tee turhaa työtä vaan olet Lean
  • Organisaatiossasi syntyy vähemmän resurssikonflikteja
  • Mallin noudattaminen ”pakottaa” ihmiset puhumaan toisilleen

Oppimis- ja kasvunäkökulma
  • Työntekijät jaksavat paremmin
  • Kyky reagoida hallitusti muutoksiin kasvaa
  • Kun projektimalli on olemassa, projektiosaamisen kehittämisestä saa monin verroin enemmän hyötyä

Kirjoittaja on käyttänyt ABC Projektimallia yli kahdeksan vuotta ja myynyt sen yli 15:een organisaatioon.

Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi