Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

15.5.2014 8.51

Aika kortilla? Kuka pelkää aikavarasta?

Virpi Elers

Viisivuotiaana tyttäreltäni Sarahilta lähti hammas. Olisiko ollut ehkä noin neljäs tai viides lähtenyt hammas. Eli hammaskeiju oli jo tullut tutuksi aiemmilta kierroksilta. Hammas tyynyn alle ja seuraavana aamuna hammaskeiju oli vienyt hampaan ja tuonut tilalle kolikon – tai joskus tuottoisana yönä useampiakin. Tuottopotentiaali alkoi houkutella, ja seuraavana yönä Sarah laittoi useampia pieniä kiviä tyynynsä alle. Ja niinpä se hammaskeiju oli pahaa-aavistamattomana, sinisilmäinen luonne kun on, vaihtanut pikkukivet rahaksi.

Ovatkohan muut kuvitteelliset hahmot huijattavissa tai nujerrettavissa yhtä helposti? Erityisesti ne pahishahmot olisi kiva selättää. Hammaspeikko hoituu säännöllisellä hampaiden pesulla ja vuosittaisilla tarkastuksilla. Mutta miten selättäisimme ne tämän päivän ehkä pahimmat vitsaukset, aikavarkaat?

OfficeTimen kolmannen vuosittaisen tutkimuksen mukaan kymmenen pahinta aikavarasta 2014 ovat:

  1. Sähköposti
  2. Kokoukset
  3. Nettisurffailu
  4. Matka-aika
  5. Vitkastelu
  6. Yksityiset keskustelut
  7. Television tai nettivideoiden katselu
  8. Tauot
  9. Työhön liittyvä sosiaalinen verkostoituminen
  10. Tietokoneongelmien selvittely

(Tämä järjestys perustuu siihen kuinka monta prosenttia vastaajista ilmoitti käyttävänsä 1-4 tuntia aikaa päivittäin kyseiseen puuhaan.)

Sähköposti

Arvion mukaan nykyisin maailmassa lähetetään 89 miljardia työhön tai liiketoimintaan liittyvää sähköpostia päivässä. Määrän on arvioitu nousevan 144 miljardiin päivittäiseen e-mailiin vuonna 2016. OfficeTimen järjestämän tutkimuksen vastaajista 43,5% käyttää 1-4 tuntia päivittäin sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen.

Yleinen harmillinen odotus on, että kaikkiin meille lähetettyihin sähköposteihin on vastattava mahdollisimman pian ja mieluiten heti. Useimmilla ihmisillä on sähköpostiohjelma avoinna koko työssäoloajan, ja uuden sähköpostin saapumisesta ilmoittaa kirjekuoren näköinen kuvake, kilahdus tai viestin otsikko näytön alalaidassa. Jokainen tällainen näkökenttään ilmestyvä kuvake tai merkkiääni keskeyttää ajatuksemme ja vie huomiomme pois siitä, mihin hetki sitten yritimme keskittyä. Helposti käy myös niin, että päätämme avata sähköpostin ja luemme sen, kenties vastaammekin siihen. Saatamme myös ajautua johonkin muuhun tekemiseen sähköpostin avaamisen myötä.

Yksi helpoimmista tämän aikavarkaan kesyttäjistä on se, että pidät sähköpostiohjelman suljettuna ja tarkistat saapuneet viestit vain muutaman kerran päivässä. Sen sijaan, että vilkuilisit sähköpostiasi koko ajan muiden tehtävien lomassa, mieti mitkä asiat todella vaativat välitöntä vastausta. Hyviä käytäntöjä löytyy siihen, miten hallitset ne viestit, joihin et saman tien vastaa. Yksi hyvä käytäntö on ns. ”yhden kosketuksen käytäntö”, mikä toimii niin, että kun olet avannut viestin niin teet jotain sille saman tien. Jos viesti vaatii välitöntä vastausta, vastaat heti. Jos viesti vaatii sinulta vastausta, kansioit sen kansioon ”Vastaa tai reagoi (to do)”. Lisäksi, jos kyseessä on isompi homma, niin teet saman tien kalenterimerkinnän asian hoitamiseksi. Samanlainen kansiointi kannattaa tehdä myös viesteille, johon vastaat, mutta johon jäät odottamaan vastausta. Kansion nimi voisi olla vaikkapa ”Odota vastausta tai vahvistusta”. Näin muistat myös muistuttaa asioista, joita olet kysynyt muilta, mutta johon et ole saanut vastausta järjellisen ajan sisällä.

Ja kun olet toimivan menetelmän oppinut, niin sitten onkin seuraava haaste, eli hyvien käytäntöjen jatkaminen. Se tuntuu olevan ajanhallinnassa se kompastuskivi, kun seuraavan kiiretilanteen tullen ajautuukin takaisin reaktiiviseen moodiin, ja pallot alkavat jälleen tippua ja lennellä joka suuntaan. Kuten arvostamani kollega sanoo: ”Ihmisellä on liian kiire kyntää maata hevosella, jotta ehtisi ostamaan traktoria.”

Kokoukset

Toiselle sijalle tutkimuksessa nousivat kokoukset. Yli 42 prosenttia vastaajista kertoi istuvansa kokouksissa päivittäin 1–4 tuntia. Lisäksi 25 prosentilla kokoukset lohkaisevat päivän työajasta 30–60 minuuttia. Näin ollen meistä kaksi kolmesta istuu kokouksissa vähintään puolen tunnin ajan päivittäin.

Yrityksen kokouskäytäntöjä on yksin vaikeaa muuttaa, koska ne ovat osa yhteisön laajempaa toimintakulttuuria. Kokouskulttuurin muutos vaatii ensinnäkin yhteisten pelisääntöjen luomista kokouksiin, mutta lisäksi myös pitkäjänteistä työtä muuttuneiden käytäntöjen jalkauttamiseksi.

Tietysti meidän kaikkien on hyvä peräänkuuluttaa tehokkaita kokouskäytäntöjä ja ylipäänsä miettiä missä kokouksissa meidän kannattaa istua. Kokouksia ei kannata ahnehtia omaan kalenteriinsa. Oman tekemisen prioriteettien miettiminen auttaa.

Aika haltuun!

Asioiden lykkääminen, täydellisyyden tavoittelu ja aloittamisen tuska ovat myös aikavarkaita. Tekemättömät työt painavat mieltä. Isot epämääräiset työkokonaisuudet kannattaa jakaa osiin, ja suunnitella tekeminen etukäteen. Muista, että elefantin syömiseen on vain yksi keino. Se pitää syödä pala kerrallaan. Aloittamisen vaikeus vaivaa etenkin ihmisiä, jotka odottavat itseltään täydellistä suoritusta. Omat vaatimukset kasvattavat aloittamisen kynnystä ja tehokkuusajattelu ruokkii täydellisyyden tavoittelua. Tee ikävät, pakolliset asiat heti aamusta, sillä niiden lykkääminen vie kohtuuttomasti energiaa.

Ajankäytön suunnitelmallisuutta lisää omien töiden priorisointi esim. tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan (Coveyn nelikenttä). Varaa kalenteriin aikaa tärkeille töille ja kiireellisille asioille, mitä et pysty delegoimaan. Kirjaa to do -listallesi muut työt, ja varaa kalenteriisi säännöllisesti aikaa to do -listan läpikäyntiin.

Hieman yllättävä oivallus on se, että myös kiire on aikavaras! Kiire on aikavaras, sillä kiireiseen tekemiseen menee enemmän aikaa kuin kiireettömään. Pieni kiire pitää meidät sopivassa vireessä, mutta jatkuvana se stressaa niin mieltä kuin kehoakin. Ajanhallinta kannattaa, mutta älä siinäkään haukkaa liian isoa palaa. Suunnittele ajankäyttöösi yksi tai kaksi pientä muutosta, ja kun toteat että joku toimii, niin varmista että pysyt näissä hyvissä käytännöissä. Myös silloin, kun seuraava tulipalokiire iskee.

”Aika on resursseista niukin, ja jos sitä ei hallita, ei mitään muutakaan voi hallita”. Näin toteaa Peter Drucker, joka oli yksi aikamme suurimmista johtamisen asiantuntijoista ja kehittäjistä.

Lisätietoa:

OfficeTimen tutkimus: http://www.prweb.com/releases/2014/02/prweb11581818.htm

Kirjoittaja: Virpi Elers, Director, Professional Services

Suomen Projekti-Instituutti Oy


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi

Ei kommentteja