Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

22.5.2018 11.01

Ammattilaisen opissa: Virtuaalifasilitoinnilla parempiin kokouksiin

Virpi Elers

”Minkälaisia kokemuksia teillä on hyvästä tiimityöstä?” Odotan. Linjoilta ei kuulu puheen pihahdustakaan. Joku on unohtanut laittaa mikin hiljaiseksi ja hakkaa kuumeisesti näppäimistöään. Mietin, monikohan osallistuja lueskelee sähköpostejaan ja keskittyy tähän virtuaaliseen valmennukseen vain puolella korvalla. Toivon, että olisi joku tapa seurata, mitä kukin tämän istunnon ohella puuhailee.

Virtuaalikokoukset ovat tulleet jäädäkseen

Virtuaalisia palavereja alkaa olla jo selkeästi enemmän kuin kasvokkain tapahtuvia. Kokonaan virtuaaliset koulutukset tai hybridit – yhdistäen lähipäiviä, virtuaalisia tapaamisia ja itseopiskelua – ovat jo oletusarvo, kun koulutusta haetaan itselle tai suunnitellaan oman yrityksen porukoille. Koetaan, että se vapauttaa, kun ei tarvitse olla samassa paikassa samaan aikaan, vaan voidaan kohdata virtuaalisesti esim. Skypen välityksellä.

Joskus virtuaaliset palaverit ovat pakon sanelemia ja ainut tiimin kohtaamisen muoto, kun projektitiimi on hajautettu useammille paikkakunnille tai jopa mantereille. Tällöin pitää pystyä virtuaalisesti rakentamaan luottamus tiimin kesken, käynnistämään työskentely, jakaa vastuita, seurata edistymistä ja tekemään monta muuta asiaa, jotka olemme tottuneet hoitamaan kasvotusten.

Haasteena fokuksen säilyttäminen

Meilläkin Suomen Projekti-Instituutissa valmennuksiin kuuluu yhä enemmän virtuaalista työskentelyä, joko synkronisesti tai asynkronisesti. Virtuaalisen ryhmän kohtaaminen alkaa olla jo luontevaa, mutta kaipaan silti ideoita ja hyviä käytäntöjä ryhmän työskentelyn aktivointiin ja ohjaamiseen verkossa. Koen, että ainakin itselläni on vielä paljon opittavaa siltä saralta.

Meillä on viime viikkoina ollut ilo saada asiaan oppia Grape Peoplen virtuaalifasilitointiin erikoistuneelta asiantuntijalta, Jonas Lindströmiltä. Virtuaalifasilitoinnin valmennus järjestetään, kuten asiaan kuuluu, virtuaalisesti. Yhteiset istuntomme kestävät vain kaksi ja puoli tuntia, mutta silti jo ensimmäisen istunnon aikana osallistujana huomaan, että oma keskittymiskykyni ja vireystilani vaihtelee suuresti tuona aikana. Kouluttajan ja fasilitoijan tärkeä tehtävä onkin pitää yllä osallistujien vireystilaa ja fokusta pienten aktivointiharjoitteiden avulla.

Suunnittelu ja käsiteltävän asian prosessoiminen avainasemassa

Alku ja loppu toimivat kutakuinkin samalla kaavalla riippumatta istunnon tarkoituksesta. Istunto alkaa sisäänkirjautumisella, johon kuuluu esittäytyminen, jotta tiedetään ketkä ovat mukana. Sitten seuraa avauksena päivän sisällön ja tavoitteiden esittely sekä osallistujien fiilisten keruu ja ryhmäytymisharjoitus. Pistän itselleni muistiin Jonaksen sanat, että tämä on tärkeä vaihe, joka ikään kuin virittelee kaikki oikeaan tunnelmaan istunnon ajaksi. Vastaavasti istunnon lopussa on uloskirjautuminen, jossa niin ikään kerätään osallistujilta kommentit tai fiilikset istunnosta. Varsinainen pihvi on siinä välissä, ja sen sisältö saattaa vaihdella suurestikin riippuen tilaisuuden luonteesta ja tavoitteista.

Mikäli virtuaalisen istunnon tavoitteena on opettaa tai esittää asioita, Jonas kytkee sen havaintokehään (Tapahtuma – Tunne – Merkitys – Toiminta) ja ohjaa neljän kysymyksen avulla esitetyn asian muuttumista merkitykselliseksi meidän osallistujien aivoissa. Jostain muistini sopukoista löydän, että olen havaintokehään tutustunut jo aiemmin, mutta täytyy sanoa, että kyllä aika syvälle oli harmaisiin soluihin hautautunut. Iloitsen siitä, että nyt on joku viitekehys, jonka ympärille virtuaalioppimisen rakentaa. Ensimmäisen istuntomme ehkä suurin oivallus oli, että tilaisuus pitää suunnitella huomattavasti tarkemmin kuin itse olen aiemmin tehnyt.

Tehokas osallistaminen onnistuu myös virtuaalisesti

Jonas ohjaa meitä demonstroiden samalla erilaisia menetelmiä, joiden avulla voi kerätä ideoita tai ratkaisuja ja yhdessä priorisoida niitä. Jakaudumme myös välillä pienryhmiin työstämään asioita, ja sen jälkeen kokoonnumme taas yhteen jakamaan ja kokoamaan yhteen pienryhmissä käytyä keskustelua.

Harjoittelemme käyttämään Skype for Businessin työkaluja, mutta hyödynnämme myös oman virtuaalialustamme Howspacen (ent. REAL) mahdollisuuksia. Kaiken kaikkiaan homman onnistuminen ei ole käytettävästä ohjelmistosta kiinni, vaan ennemminkin perusteellisesta etukäteissuunnittelusta. Tiedostan, että on hyvä olla välillä itse osallistujana, jotta kokee asiat hieman erilaisesta näkökulmasta.

Oivalluksia käytäntöön vietäväksi

Meillä on nyt kaksi virtuaalifasilitoinnin koulutusistuntoa takana, ja yksi vielä tulossa. Ehkä suurimpina henkilökohtaisina oppeina tähän mennessä listaisin seuraavat neljä:  

  1. Tilaisuuden alussa porukka tulee viritellä oikeaan tunnelmaan. Tähän toki kuuluu tilaisuuden sisällön ja tavoitteiden esittely. Lisäksi yleensä vaaditaan myös jonkinlainen aktivointi, jotta osallistujat kokevat jo heti alusta alkaen, että tässä istunnossa he ovat aktiivisessa roolissa.
  2. Osallistujia on säännöllisesti aktivoitava kokouksen tai työpajan aikana. Muutoin huomio väistämättä herpaantuu. Aktivointia voi tehdä esimerkiksi pyöräyttämällä ilmoille pikakysely (poll) tai vaikka pyytämällä nopeasti kutakin kertomaan oma fiiliksensä laittamalla Chatiin sitä kuvaava hymiö.
  3. Tilaisuus on suunniteltava etukäteen huolella. Toki yllättäviä tilanteita saattaa tapahtua, mutta mitä parempi etukäteissuunnittelu on ollut, sitä paremmin yllättävistä tilanteista selvitään ja saadaan irti se, mitä tilaisuudelta haetaan.
  4. Loppujen lopuksi homma ei ole työkalusta kiinni, vaan etukäteissuunnittelusta. Virtuaalikokouksiin tarkoitettuja ohjelmistoja on pilvin pimein, ja niissä on erilaisia työkaluja. Hyvällä ennakkosuunnittelulla voi ohjelmiston kuin ohjelmiston valjastettua omia tilaisuuksia varten. Tässä auttaa se, että kokee välillä tilaisuuksia myös osallistujan näkökulmasta ja kerää ideoita omaan virtuaalifasilitoinnin ”työkalupakkiin”.

Aika lailla jokaisessa organisaatiossa resurssit ovat pullonkaula ja erilaiset palaverit haukkaavat työajasta suuren osan. Väitänpä, että huonosti järjestetty palaveri on yksi parhaista tavoista hukata resursseja. Fasilitointi on taito, joka usein erottaa hyvän palaverin huonosta. Sitä tarvitaan sen varmistamiseen, että palaverille asetetut tavoitteet saavutetaan. Nyt en ota kantaa, onko kyseessä kasvokkain vai virtuaalisesti tapahtuvat palaveri. Molemmat vaativat enemmän tai vähemmän fasilitointia.

Yksi virtuaalifasilitoinnin valmennuspäivä vielä edessä. Odotan innolla uusia oppeja. Entä mitä tapahtuu valmennuksen jälkeen? No, ei auta kuin ottaa lusikka omaan käteen ja lähteä harjoittelemaan ja oppimaan käytännössä pienin askelin, todennäköisesti yrityksen ja erehdyksen kautta.


Virpi Elers valmentaa ja konsultoi asiakkaitamme projektinjohtamisessa sekä projektiohjelmistojen valinnassa ja käyttönotossa, yhtä mielellään läsnä niin fyysisesti kuin virtuaalisestikin.

Kiinnostuitko virtuaalifasilitoinnista? Syksyn koulutuskalenteristamme löytyy Fasilitointi projektityössä -valmennus, jossa Grape Peoplen Miikka Ruotsalainen johdattelee niin F2F- kuin virtuaalifasilitoinnin saloihin. Tutustu ja ilmoittaudu

Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi