Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

24.4.2018 12.18

Ihmisnäkökulmaa projektijohtamiseen

Mika Purola

”Projektipäällikön kunnia-asia on palauttaa annetut resurssit vähintään yhtä hyvässä kunnossa kuin heidät sai.” Näin julistan valmennuksissa ja näen yleisössä hyväksyvää nyökyttelyä. Välillä aihe nousee listalle myös valmennuksen päätteeksi, kun osallistujat summaavat tärkeimpiä oivalluksiaan. 

Joku saattaa nyt kuitenkin miettiä: ”Mutta mitä minulla projektipäällikkönä on näiden asioiden kanssa tekemistä? Eikö linjaesimies ole vastuussa hyvinvoinnista, kehittymisestä ja jaksamisesta? Minähän vain johdan asioita. Minulla on tavoitteet ja mittarit, niitä kohti mennään.”

Ajatuksen ydin on, että kuka tahansa osaa johtaa projektin niin, että osallistujat ovat palaneet loppuun. Ammattitaitoa vaatii saada aikaan draivi, jossa ihmiset kokevat motivaatiota ja arvostusta ja tuntevat kehittyvänsä työssään.

Alkoiko ahdistaa? Ei hätää, mietitään yhdessä mitä asialle voi tehdä.

Ihmiset ovat erilaisia

Harvalle tulee yllätyksenä, että erilaisia ihmisiä johdetaan eri tavalla. Kysymys onkin: miten? Eri ihmistyyppien tunnistamiseen on olemassa lukuisia tapoja, viitekehyksiä ja työkaluja. Monet niistä perustuvat persoonallisuustyyppien tunnistamiseen. Minä olen tällainen, hän tuollainen, tuo sellainen ja se vasta sellainen onkin. Näillä mennään. Koitetaan pärjäillä.

Itse pidän enemmän käyttäytymistyylianalyysistä. Jokainen voi vaikuttaa omaan käyttäytymiseensä, kunhan sen on ensin tunnistanut. Lähdetään siis positiivisen kautta. Tunnistetaan tiimin jäsenten erilaiset käyttäytymistyylit, huomioidaan ne ja samalla mukautetaan omaa käyttäytymistä siten, että saadaan kaikki mukaan.

Valmennuksissa käyttämäni Peili-käyttäytymisprofiili jakaa käyttäytymiset neljään perustyyliin. Siitä on hyvä aloittaa projektin ihmisjohtaminen ja vuorovaikutuksen suunnittelu. Käyttäytymistyylien erot vaikuttavat muun muassa projektin sisäisen viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen, tehtävien annon tapaan, millainen on tuotteliain tapa tehdä työtä sekä minkälaista palautetta kukin mieluiten vastaanottaa.

Käyttäytymsityylit

Ihmisjohtaminen projektin eri vaiheissa

Ihmisten johtaminen alkaa heti projektin alussa. Ihannetilanteessa projektipäällikkö pääsee vaikuttamaan siihen, keitä projektiin otetaan mukaan. Itsestään selvän asiaosaamisen lisäksi pitää vähintään ottaa huomioon motivaatio ja sopivuus tiimiin. Aina parempi, jos projekti tarjoaa mahdollisuuden henkilökohtaiseen ammatilliseen kehittymiseen.

Ositus ja aikataulutus tehdään tietenkin yhdessä työn tekijöiden kanssa, tai vähintään keskustellaan niistä heidän kanssaan. Keskusteluissa käydään läpi millaisia tehtäviä ja milloin heidän on tarkoitus tehdä tässä projektissa. Asiat käsitellään henkilökohtaisesti ihmisten kanssa kasvotusten tai puhelimessa. Sähköposti tai työkalusta ajettu raportti ei riitä. Puoli tuntia per keskustelu riittää, kunhan suunnitelmat on tehty huolellisesti ja sopivan tarkalla tasolla. Tähän investoitu aika maksaa itsensä projektin myöhemmissä vaiheissa moneen kertaan takaisin vähentyneenä sähellyksenä ja kasvaneena luottamuksena projektipäällikön ja asiantuntijoiden välillä.

Tällaisen ”henkilökohtaisen aloituskokouksen” sisältö voi olla esimerkiksi:

  • Projektin tavoitteet ja kriittisin tulostavoite
  • Projektin liiketoimintahyödyt
  • Kriittinen polku ja miten asiantuntijalle suunnitellut tehtävät vaikuttavat siihen
  • Mitä odotat projektipäällikkönä asiantuntijalta raportoinnin, tehtävien tekemisen ja yleisen ilmapiirin ylläpitämisen suhteen
  • Näkeekö asiantuntija esteitä tai riskejä tehtävien onnistuneelle suoritukselle: Osaako hän? Ehtiikö?
  • Voitko projektipäällikkönä jotenkin auttaa tai jopa mahdollistaa tehtävien suorituksen onnistumista?

Avoin keskustelu lisää luottamusta ja mahdollistaa proaktiivisen puuttumisen mahdollisiin haasteisiin. Tarkoitus on, että projektissa mukana olevat tuntevat aitoa kiinnostusta tekemiseen. Työn edetessä tekijät kokevat olevansa samassa veneessä projektipäällikön kanssa tekemässä työtä kohti yhteistä päämäärää. ”Tee työtä, jolla on tarkoitus” -iskulause sopii tähänkin. Luottamuksen myötä mikromanageerauksen tarve poistuu ja projektipäällikkö voi keskittyä projektin johtamiseen.

Motivoinnista ja kiitoksista

Projektipäällikön avaintehtäviin kuuluu projektiryhmän motivointi. Valmennuksissa tämän mainitseminen herättää usein hymähtelyä: ”ei meillä vaan”. Viimeistään kun päästään projektin lopetusvaiheen käsittelyssä kohtaan ”onnistumisen korostaminen”, alkaa kuulua jo hihitystä. Tämä on aika surullista. Suomalaiseen tapaan toimia kiittäminen istuu vieläkin heikosti. Tämä alkaa jo koulussa. Lähes kaikki, joiden lapset ovat Wilman piirissä, tuntevat tämän. ”Nojasi välitunnilla puuhun” -tyyppiset merkinnät dominoivat. Jos jotain positiivista on raportoitu, ei siinä ole mitään selvitystä mistä aiheesta, eikä opettaja ole sitä lapsellekaan kertonut. Miksi olisi? Sehän on jo Wilmassa.

Projekti ei kuitenkaan ole koulu, joten projektipäällikkö voi jakaa mielin määrin positiivista palautetta. Statuspalavereiden agendalle voi laittaa kohdan ”onnistumiset”. Porttipäätösten jälkeen saa kertoa osallistujille merkkipaalun saavuttamisesta. Asiantuntijan työpanosta voi huomioida kiittämällä hyvin tehdystä työstä, kun merkittävä työtehtävä on valmis. Ja ennen kaikkea: Älä anna projektin kadota, haipua olemattomiin. Kun se loppuu, kerro siitä ja onnistumisista myös projektiin osallistuneille. Saatat saada samat tekijät myös seuraavan projektiisi.


Mika on Projekti-Instituutin valmentaja ja konsultti. Aiempaa taustaa hänellä on monen vuoden ajalta HR:n ja henkilöstön kehittämisen saralta.

Haluatko Projekti-Instituuttilaisten blogikirjoituksia ja ajankohtaisia uutisiamme kahden viikon välein suoraan sähköpostiisi? Tilaa uutiskirjeemme! 

Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi