Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

5.2.2013 9.34

IPMA Käyttäytymispätevyydet Neuvottelut osa 11

Rita Murray

Neuvottelu on keino, jonka avulla osapuolet voivat ratkaista projektia tai ohjelmaa koskevia erimielisyyksiä päätyäkseen molempia osapuolia tyydyttävään ratkaisuun.

Neuvottelemme päivän mittaan monestakin asiasta, mutta useimmiten näitä pieniä oman mielipiteen tai idean ”myyntitilaisuuksia” ei kuitenkaan ajatella neuvotteluina. Sitä ne kuitenkin ovat. Ja taidot on – ainakin toivottavasti – hankittu jo lapsuuden leikeissä ja omassa perheessä. On jaettu legot ja karkit enemmän tai vähemmän yhteisymmärryksessä ja opittu hyväksymään kompromisseja ja janoamaan voittoja.

Miten taitava sinä olet projektisi neuvottelutilanteissa? Ja miten määrittelet  mielessäsi neuvottelutilanteen? Onko se tahtojen taistelua, yhteisen tahtotilan löytämistä, asioista sopimista vai kovaa peliä? Entä mitä ilmaisua käytät useimmin henkilöistä, joiden kanssa neuvottelet? Neuvottelukumppani vai vastapeluri? Väitän, että se, miten mielessäsi asennoidut neuvotteluun ja toiseen osapuoleen värittää neuvottelun ilmapiiriä ja ohjaa käyttäytymistäsi. Asenteella on merkitystä: olet lähdössä neuvotteluun erittäin hankalaksi mieltämäsi henkilön kanssa. Kiroatko hiljaa mielessäsi asianomaista ja kutsut häntä vähemmän mairittelevilla ilmauksilla? Miten arvelisit tämän vaikuttavan omaan viestintääsi ja kehonkieleesi?

Neuvottelijana sinun on tietysti ensisijaisen tärkeää perehtyä hyvin ennen neuvottelua – kuten ennen mitä tahansa palaveria. Otat selvää neuvottelun toisesta/toisista osapuolista, selvität aikaisemmat yhteistyönkuviot. Vanha kunnon SWOT voi olla hyödyksi, kun mietit omia vahvuuksiasi neuvottelijana ja edustamaasi tuotetta tai ratkaisua.  Neuvottelun maksimi-ja minimitavoitteet täytyy olla selvillä ja sen ennakointi, mitä toisen osapuoli mahdollisesti haluaa. Se, joka tietää tismalleen, mitä haluaa neuvottelussa saavuttaa, on vahvemmassa asemassa.

Itsestään selvää on, että asianomaisilla täytyy olla valtuudet sopia ja tehdä päätöksiä. Muuten koko neuvottelu on ajanhaaskausta.

Neuvottelut käydään useimmiten tiloissa, joihin et välttämättä voi vaikuttaa lainkaan. Jokaisella on varmaan kokemus onnettomista kokoustiloista: epämukavaa ja ahdasta, jäykistävää ja synkkää.  Jättipöytiä, joiden ääreen asetetutaan vastapäätä toisia, jolloin jo syntyy ”vastakkainasettelu”. Jos ilmanvaihto ei pelaa eikä ulos näe, niin fyysinen väsähtäminen voi  iskeä yllättävän nopeasti. Hyvä neuvottelutila ei takaa onnistumista, mutta parhaimmillaan se tukee keskittymistä ja pitää yllä vireyttä luomalla puitteet, joissa ilmapiiri voi muodostua miellyttäväksi. Tilan ”psykologiaa” ei kannata aliarvioida!

Sujuisivatko palkkaneuvottelut ja valtakunnansovittelutkin nopeammin ja jouheammin, jos puitteet olisivat toisenlaiset?

Neuvottelun vetäjältä/puheenjohtajalta voidaan vaatia ainakin tasapuolisuutta, tarkkavaisuutta, aktiivisuutta ja johdonmukaisuutta.

Neuvottelijan taito kohdata erilaisia ihmisiä ja kyky sopeuttaa omaa viestintää, nopeuttamalla tai rauhoittamalla omaa tempoa, helpottaa samalle aaltopituudelle pääsyä. Innokkaalla myyjällä voi olla haaasteena olla hiljaa! Todella taitava neuvottelija osaa ottaa myös aktiivisen kyselijän roolin ja keskittyy kuuntelemiseen ja rivien välistä lukemiseen. Jos ja kun neuvotteluun syntyy aitoa dialogia osapuolten kesken, alkaa myös luottamus rakentua. Luottamus on aina neuvottelussakin kaiken A ja O.

On hyödyllistä tunnistaa neuvottelun eri vaiheet, ja tunnistaa nimenomaan ne vaiheet, joissa on itse parhaimmillaan ja mitkä ovat omat sudenkuopat. Sivuutatko omassa innossasi tiedonkeruun toiselta osapuolelta vai uppoudutko pitkäksi aikaa kuvaamaan nerokkaan ratkaisusi kaikkia yksityiskohtia – jolloin toinen neuvottelija tippuu jo kyydistä!


LISÄOHJEET ”ERITTÄIN ORIGINELLIN ASIAKKAAN/HENKILÖN” KOHTAAMISEEN:


1) TIEDOSTA OMA ASENTEESI.

Vuosien saatossa myönteisyys on saattanut karista. Suhtaudutko asenteella ”Minä olen OK, mutta sinä et ole OK”?

Asennemuutos kannattaa: ”Minä olen OK ja sinä olet OK”. Asennemuutos vaatii ajatusten muuttamista eli

2)    TIEDOSTA SISÄINEN PUHEESI JA MUUTA SITÄ

Mitä kerrot itsellesi ennen neuvottelua? Oletko lähdössä neuvottelemaan sen h…n äijän kanssa? Sen xxxxxxxx ämmän kanssa?  Määritä henkilö uudestaan!  Ks. Otsake!

Huumori keventää! Rentoutunut ihminen on aina luontevampi.

3)    TÄHTÄÄ MYÖNTEISEEN LOPPUTULOKSEEN JA USKO SIIHEN

Kenties olet jo pitkään toistanut itsellesi: ”JOS tästä projektista/hommasta/tilauksesta ikinä tulee mitään…..” Vaihda levyä: ”sitten KUN…”

4)    KUUNTELE AKTIIVISESTI, OLE LÄSNÄ.

Vain silloin sinun on mahdollista tietää mitä toinen osapuoli todella haluaa. Vältä intoasi keskeyttää tai valmistella omaa puheenvuoroasi – kuuntele loppuun asti ja esitä täydentäviä kysymyksiä.

5)    HUOMAA MITEN TOINEN HENKILÖ KÄYTTÄYTYY. TUNNISTA KÄYTTÄYTYMISTYYLI  JA ARVOT.

Käyttäytyykö hallitsevasti, vaikuttaako itsevarmalta vai mukautuvasti ja rauhallisesti? Onko muodollinen vai epämuodollinen? Onko ihmiskeskeinen vai asiakeskeinen?

Arvot yksinkertaistettuna: Mikä hänelle on todella tärkeää? Voit aina kysyä!

6)    HUOMAA KUINKA TOINEN OSAPUOLI VIESTII SANATTOMASTI.

Huomioi myös omat valmiutesi samauttaa eli mennä toisen ihmisen maailmaan sanojen ja kehonkielen avulla. Kaikki ihmiset ”peesaavat” toinen toisiaan hyvässä vuorovaikutustilanteessa.

7)    OLE JOUSTAVA

Jos strategiasi jonkun henkilön kanssa ei ole toiminut aikaisemmin, se tuskin toimii jatkossakaan – tee jotain toisin! Oletko liian nopea vai hidas? Menetkö liian pian asiaan vai jahkaatko liian kauan? Ks. kohdat 5-6.

8)    Opettele hallitsemaan turhautumista 

Muista, että Edison teki yli 2000 yritystä ennen kuin sähkölamppu syntyi!

Hyväksy myös mahdottomat tilanteet! Aina ei synny hyvää yhteistyötä ja joskus koko projekti menee metsään.

9)    OLE EMPAATTINEN – ÄLÄ SILTI KAIVA ITSELLESI KUOPPAA

Jokainen ihminen arvostaa silti sitä, että kokee tulevansa arvostetuksi ja kuulluksi, näkemyseroista huolimatta.

10)    TOIMI AINA REILUSTI:

Win-win ELI KUMPIKIN VOITTAA – asenne luo perustan jatkuvalla yhteistyölle ja lisää luottamusta.

Rita Murray toimii Suomen  Projekti-Instituutissa Seniorikonsulttina ja Coachina

Lähteitä: IPMA competence baseline

Integro Peili™Johtajuusarvio

Linkkejä neuvottelutaidoista:

http://www.negotiationbeyondconflict.com/negotiationexercises.html

http://nature.berkeley.edu/ucce50/ag-labor/7labor/17.htm

http://www.pon.harvard.edu/category/daily/negotiation-skills-daily/?cid=13


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi