Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

3.12.2012 9.46

IPMA Käyttäytymispätevyydet – osat 8 ja 9 tulossuuntautuneisuus ja tehokkuus

Rita Murray

Tulossuuntautuneisuus kertoo siitä, että projektipäällikkönä suuntaat huomiosi ja energiasi sekä projektiryhmän huomion projektin avaintavoitteisiin.Projektipäällikkönä sinut on palkattu tehtävään tekemään tulosta ja saamaan aikaiseksi joku konkreettinen tuote tai palvelu. Pelkästä ahkeruudesta ja huikeista työtunneista ei makseta!

Osaatko erottaa olennaisen epäolennaisesta ja suunnata huomiosi ja tarmosi oikein? Osaatko myös viestiä visiosi ja projektin tavoitteen niin taitavasti ja hyvin, että projektiryhmäsi myös ryhtyy työskentelemään sen suuntaisesti?

Haasteena voi toisinaan olla se, että  projektipäällikkö ja/tai tiimi ajattelee, että ”action” on yhtä kuin ”results”.

Tiimin jäsenet voivat olla hyvinkin ylpeitä ahkeruudestaan ja panostaa huomaamattaan enemmän johonkin toissijaiseen projektia sivuavaan tekemiseen.

Projektipäällikön kannattaa kasvattaa tuntosarviaan, jotta huomaa onkoprojektiryhmä liian ”puuhakeskeinen” tavoitesuuntautuneisuuden sijaan.

Tuloksiin pääsemiseksi tarvitaan myös kurinalaisuutta. Varsinkin jos joku muu asia sattuu kiinnostamaan enemmän….

Jos porukkasi tekee säännöllisesti pitkää päivää, mutta aikataulut mättävät, kertoo se mahdollisesti siitä, ettei tehdä oikeita asioita.

Tulossuuntautuneisuus ja tavoitteellisuus ovat myöstempperamenttipiirteitä. Eli toiset ihmiset ovat luonnostaan enemmän tuloshakuisia kuin toiset.  Ne ovat tyypillisiä ja vahvoja piirteitä määrätietoisen temperamentin omaavalla henkilöllä – joita löytyykin runsaasti projektipäälliköistä. Tietysti tavoitteellisuuttakin voi oppia.Tietoisuus omista toimintatavoista antaa vinkkejä ja hyvään alkuun pääsee kun esität itsellesi pari hyvää kysymystä:

Miten määrittelet onnistumisen? Mitä tarkoittaa aikaansaaminen ja tuloksellisuus?

Mitä sinulle tarkoittaa saavutus? Milloin onnistuit? Miksi onnistuit? Miksi ajattelet, että joku on onnistunut hyvin työssään? Milloin koit epäonnistuneesi? Mitä silloin teit?

Myös muutostilanteissa tietoisuus tavoitteista auttaa johtamaan ihmisiä ja projektia.

Ilman näköalaa ja kokonaiskuvaa siitä, mihin ollaan menossa, voi olla vaikea nähdä hyötyjä ja löytää itsestä lisämotivaatiota.

Tehokkuus kulkee käsi kädessä tulossuuntautuneisuuden kanssa.

Tehokkuus syntyy siitä, että tietää, mikä on tavoitteena ja suuntaa tarmonsa ja tekemisensä siihen. Väitöskirjaansa tekevältä monen lapsen äidiltä, joka vielä matkusti Helsingin ja Tampereen väliä, kysyttiin, miten ihmeessä hän pystyy selviämään moisesta projektista. Kyseinen äiti vastasi tekevänsä jokaisen asian vain kerran. ”Yhdellä kertaa valmista”on hyvä ohjenuora. Huomaamattaan todella paljon aikaa voi tuhraantua, jos jatkuvasti palailee saman tehtävän ääreen. Keskeneräinen työ ei jätä rauhaan ja vie turhaa energiaa ja huomiota muilta tehtäviltä.

Tehokkuus on myös taito priorisoida tehtävänsä ja käyttää aikansa viisaasti.

Kirjassa ”7 habit of highly effective people” Stephen Covey kehottaa analysoimaan ja jaottelemaan tehtävänsä nelikentälle, joka rakentuu seuraavista lohkoista:

  1. Tärkeää, kiireellistä
  2. Tärkeää, ei kiireellistä
  3. Ei tärkeää, kiireellistä
  4. Ei tärkeää, ei kiireellistä

Tärkeät, kiireelliset asiat hoidetaan asap, mieluiten kerralla. Tärkeät, mutta ei kiireelliset voivat olla esim. omaan hyvinvointiin, kehittymiseen ja oppimiseen liittyviä asioita, joille on välttämätöntä allokoida aikaa kalenterista tietty tuntimäärä per vk tai kk.

Ei tärkeät, mutta kiireelliset hoidetaan, kun keritään ja se neljäs…. Huomaatko joskus, että liikaa aikaasi kuluukin viikon mittaan näihin kahteen jälkimmäiseen?

Jo sarjan 2. osassa kirjoitin kanadalaisesta coachista Michale Bungay Stanierista, joka jakaa työmme kolmeen alueeseen: ”bad work”, ”good work” ja ”great work”.

”Bad work” on esim. turhauttavaa sähköpostien läpikahlaamista, surkeita palavereita jotka vievärt kaiken innon ja energian. Good work on yhtä kuin ”busy work” eli oman ydintehtäväsi toteuttamista, Bungay Stanierin sanoin ”your job description”. ”Good work” on parhaimmillaan tehokasta perustehtävän suorittamista.

Entä sitten great work? ”Great work” on kokonaisvaltaista ja merkittävää tekemistä ja aikaansaamista, jossa sydän on mukana. Ehkäpä juuri sellaista, mitä luulit tulevan projektipäällikön tehtäväsi olevan, kun  aloitit. Huomaamattasi rutiinit ja byrokratia vievätkin yhä enemmän aikaasi ja energiaasi ja työstä tulee pelkkää puurtamista, josta flowtila, tekemisen riemu ja reilu meininki ovat kaukana – tehokkuudesta puhumattakaan!

Silloin kannattaa pysähtyä miettimään uusiksi oma työ ja toimintatavat.

Rita Murray toimii Suomen Projekti-Instituutissa seniorikonsulttina  ja coachina

Lähteitä:

Luettavaa:

  • Stephen Covey: 7 habits of highly effective people
  • Mike Clayton: Brilliant project leaders: what the best leaders know, do and say to get results

Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi