Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

28.2.2013 9.32

IPMA Käyttäytymispätevyydet Ristiriidat ja kriisit – osa 12

Rita Murray

Ristiriidat ovat luonnollinen osa ihmiselämää eikä niitä kannata pelätä projekteissakaan. Itseasiassa, mitäkompleksisempia ja hajautetumpia projektimme ovat, sitä luottavaisempia voimme olla sen suhteen, että jossain vaiheessa kuvaan tulee myös konflikti!

On siis hyödyllistä varautua niihin ja joissain tapauksessa olla jopa tyytyväinen niiden ilmaantumisesta. Projektiryhmä tai OHRY, jossa aina nyökkäillään sen kummemmin uusia näkökohtia tai eriäviä mielipiteitä esittämättä, voi ajautua tilanteeseen, jossa ei synny myöskään uusia tapoja tehdä töitä tai uusia keinoja ratkoa ongelmia.

Parhaimmillaan ristiriidat antavat mahdollisuuden vähentää jännitystäryhmässä, selvittää lukkiutuneet tilanteet ja päästä eteenpäin jämähtäneisyyden tilasta. Isompi ongelma aiheutuu ristiriitojen välttelystä kuin niiden kohtaamisesta! Olennaista on se, että konfliktitilanne hoidetaan kunnolla, ettei uusia ituja jää muhimaan. Ristiriitatilanteissa on tarpeen selvittää mistä oikeasti on kysymys, koska erimielisyys voi olla todellista, jopa pysyvää, tai kyseessä saattaa olla valtataistelu.

Taustalla voi olla myös syvää epäluuloa ja luottamuksen heikkenemistä johtuen väärinymmärryksestä.

Väärinkäsityksiin joutuu varautumaan ainakin silloin, kun projektin jäsenet ovat eri kulttuureista hajautettuina ympäri maailmaa. Ongelmia syntyy usein juuri väärinkäsityksistä, tehtävien läpinäkyvyyden ja viestinnän puutteista. Kieli ja kulttuuriset tekijät aiheuttavat edelleenkin eniten ongelmia  hajautetuissa projekteissa. Kulttuuri kun vaikuttaa siihenkin, miten konflikti näkyy – vai näkyykö! – ja miten sitä täytyy käsitellä.

Projektipäällikkönä voit ehkäistä konfliktien syntymistä rohkaisemalla avointa viestintää ja olemalla itse esimerkki: jaa kokemuksia ja tietoa, esitä kysymyksiä, pyydä ja anna palautetta, ole aktiivinen ilmapiirin haistelija!  Mitä selvempi (ja sama) käsitys kaikilla projektiin osallistuvilla on tavoitteista ja omista sekä muiden tehtävistä, sitä paremmat mahdollisuudet projektilla on edetä sovitusti.

Hyvin tehty riskianalyysi (mielellään koko projektiryhmän tai ainakin isomman porukan voimin) luo selkeyttä ja auttaa huomaamaan mahdollisia tulevia kriisikohtia ja varautumaan niihin ennalta. Samoin jo projektin alussa kannattaa pohtia, miten konfliktit hoidetaan. Myös hajautetun projektin jäsenet voivat osallistua – nykyteknologia mahdollistaa samanaikaisen työskentelyn, vaikka aikaero saattaa toki olla  rasite.

Sidosryhmäanalyysikin kannattaa tehdä isomman porukan kesken. Projektiläiset voivat keskenään miettiä myös hyvän yhteistyön raamit aivan käytännön päivittäisen yhteistyön  tasolla eikä pelkästään viitata yrityksen projektiohjeistukseen.

Projekti ei ole kone, jonka ongelmat olisivat puhtaasti teknisiä. Taustalla on aina ”JOKU”! Joku ihminen on tehnyt projektiin liittyviä tehtäviään huonosti tai väärin, tai jättänyt niitä tekemättä, joku on eri  mieltä jostain jonkun kanssa, joku on tehnyt huonon päätöksen, joku on ollut hiljaa kun olisi pitänyt jakaa tietoa, tms. ja aiheuttaa harmaita hiuksia toteutukselle. Tai tilaajaorganisaatio – ihmisiä hekin – haluaa muutoksen, joka panee kaiken uusiksi tai ainakin hetkelllisesti sekaisin, jolloin joku riskeistä saattaa toteutua.

Konflikti ja kriisi on aina muutos oletetusta asiankulusta. Muutoksen johtaminen ja ihmisten johtaminen muutoksessa ovatkin projektipäällikön ydinosaamista.

Mikä on sinulle tyypillistä, jos itse olet konfliktin osapuolena? Miten hyvin tunnistat oman defensiivisen käyttäytymisesi ja minkälaisissa tilanteissa se ilmenee? Onko tyypillistä, että poistut mieluiten paikalta?  (tuskin toki silloin kun olet asiakkaan kanssa tekemisissä!)

Vai onko tyylisi mukaista käyttää verbaalista voimaa ja vedota faktoihin kylmän rauhallisena vai onko sisälläsi pieni draama queen, joka uhkaa päästä valloilleen? Kun tunnet hyvin omat defenssisi, voit todennäköisesti pysyä rauhallisempana myös niissä tilanteissa, joissa joku toinenkäyttäytyy defensiivisesti.

Konfliktitilanteissa olisi välttämätöntä pysyä ”järjissään”, mutta kun defenssi on päällä, tulevat tunteet peliin ja rationaalinen aivoaluekäytännössä kytkeytyy pois päältä!

Ei ole ihme, että maailman isot kriisipesäkkeet pysyvät ongelmaisina vuodesta toiseen, kun tunteet ovat vahvasti pelissä mukana. Onneksi sinun projektisi eivät ratko maailmanrauhaa eivätkä projektin konfliktit näin ollen edellytä sinulta Ahtisaaren taitoja, kunhan tartut asiaan ajoissa ja asianosaiset huomaavat, että pyrit tosissasi löytämään ratkaisun tilanteeseen.

Rita Murray toimii Suomen  Projekti-Instituutissa Seniorikonsulttina ja Coachina

Lähteitä: IPMA competence baseline

Integro Peili™Johtajuusarvio

http://www.ttl.fi/fi/tyohyvinvointi/tyoyhteison_tyohyvinvointi/sivut/default.aspx

http://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/488_f01_papers/Ohlendorf.htm

Suosittelen: Pekka Järvinen: Esimiestyö ongelmatilanteissa


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi