Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

19.6.2018 9.33

Johda investointiprojektin viestintää täsmennetysti

Markku Aarni

Projektielämässä puhutaan kovasti, että viestintä ratkaisee onnistumisen. Tämä pitää paikkansa. Projekti onnistuu, jos kaikki tietävät mihin pyritään, mitä kunkin pitää tehdä, milloin jotain pitää tehdä ja jos muutoksia tarvitaan ja tehdään, kaikki pysyvät koko ajan samassa pelissä mukana. Projektiviestinnän keskeinen osa on projektin toteutukseen eri tavoin osallistuvien ja vaikuttavien välistä, monen suuntaista viestintää. Myös ulkoinen viestintä on usein tärkeää – ja työlästäkin – mutta senkin perusta on projektin sisäisessä toiminnassa.

Mutta mistä asioista ja missä kohdissa projektia tulee viestiä erityisesti entistä enemmän? Ja mitkä asiat vaativat uudenlaista viestintätapaa?

Viestintä pitää projektikokonaisuuden raiteillaan

Projektinjohtamisen ylipäänsä pitää olla kokonaisuutta, eli eri osa-alueita, yhteen sovittavaa ja toimintaa edistävää. Tällainen integroiva johtaminen ja eri toimijoiden yhteisen tavoitteen edistäminen edellyttää monenlaista ja monenvälistä johtamisviestintää.

Esimerkkejä investointiprojektin viestinnän kannalta kriittisistä kohdista:

  • liiketoimintatavoitteiden muuttaminen projektin arvoa luoviksi tavoitteiksi, jotka myös toimivat jatkuvan ohjauksen perustana
  • investorin ja toteuttajien välinen, projektin ohjaukseen liittyvä viestintä, erityisesti kun projektissa luodaan uutta
  • konseptointivaiheen viestintä potentiaalisten toimijoiden kesken sekä investorin kanssa
  • projektin toteuttajien keskinäinen viestintä sekä suunnittelu- että toteutusvaiheissa
  • ongelmatilanteiden hoitaminen
  • projektissa kertyneen tiedon siirtyminen käyttöönottoon ja käyttäjille
  • projektissa syntyvän tiedon hyödyntäminen projektin toiminnan parantamiseksi jo projektin aikana

Viestintäsuunnitelma on tärkeä osa projektisuunnitelmaa...

Perusta onnistumiselle luodaan laatimalla projektisuunnitelma osallistavasti keskeisten toimijoiden yhteistyönä ja hyvin viestien. Projektisuunnitelman tulee kattaa projektin koko elinkaari, ja projektia tulee johtaa sen pohjalta alkaen konseptisuunnittelusta aina onnistuneeseen käyttöönottoon saakka.

Koska elinkaaren vaiheet ovat erilaisia ja tietoa karttuu elinkaaren aikana, projektisuunnitelmaa täsmennetään rullaavasti matkan varrella, huolehtien että tiedon täsmentyminen ja muutokset aiemmin sovittuun tulee kaikille selväksi.

Viestintäsuunnitelma projektin sisäiseen ja projektista ulospäin suuntautuvalle viestinnälle on keskeinen osa projektisuunnitelmaa ja toimintaa. Sen avulla tavoitteiden ja konkreettisen toiminnan eri osa-alueet etenevät ja muuttuvat konkretiaksi. Se pitää yllä hyvää henkeä ja motivaatiota eri osapuolten välillä.

…mutta tee ensin projektin johtamissuunnitelma

Koska projektisuunnitelman merkitys ja käyttö on jossain määrin kapeutunut projekteissa, eli sitä ei käytetä kokonaisuuden integroinnin työkaluna ja sen kautta onnistumisen johtamiseen, ehdotan projektin johtamissuunnitelman laatimista ja sen osana viestinnän tarkentamista. Johtamissuunnitelma tarkoittaa käytännössä, että ennen kuin aletaan laatia projektisuunnitelmaa tai tarkentaa sitä seuraavaa vaihetta varten, mietitään

  • mitkä haasteet vaativat erityishuomiota projektin johtamisessa,
  • millä keinoilla ja toimenpiteillä haasteita otetaan hallintaan sekä
  • missä vaiheessa ja kenen toimesta johtamistoimenpiteitä tulee tehdä.
  • Tämän pohjalta lähdetään sitten laatimaan projektisuunnitelmaa (osallistuen ja hyvin viestien, kuten aiemmin sanottu.)

Viestinnällekin johtamissuunnitelma – näin käytät panokset oikein!

Viestinnän johtamissuunnitelmaa voisi hahmottaa seuraavien kysymysten kautta:

  • Millaisia viestintään liittyviä tai viestinnän puutteellisuudesta johtuvia haasteita projektissa on odotettavissa? Missä asioissa projektin onnistumista voidaan merkittävästi sujuvoittaa viestintää parantamalla?
  • Mitkä syyt ovat tunnistettujen haasteiden taustalla? Mihin oletuksiin tai tietoon perustuu usko projektin sujuvoitumisesta, kun tunnistettuihin asioihin panostetaan?
  • Millä keinoilla em. haasteet voitetaan ja mahdollisuudet realisoidaan? Muista, että kyse ei ole mistään ”erillisestä viestinnästä”, vaan esim. siitä että aikataulusuunnittelua ja -seurantaa tehdään aidosti yhdessä ja vaikkapa yhteisillä työkaluilla.
  • Missä vaiheessa ja kenen toimesta em. toimenpiteitä tulee tehdä? Miten projektinjohtamisella ja seurannalla varmistetaan, että asiat tulevat tehdyksi oikein ja karttuvaan tietoon perustuen?

Edellä mainitut asiat otetaan sitten huomioon ja realisoidaan, kun projektisuunnitelmaa laaditaan kokonaisuudessaan ja sen perusteella johdetaan projektia!

No niin, sain pidäteltyä tähän saakka, mutta pakko sanoa vielä selkeästi: sopimukset ja työmaakokoukset eivät korvaa edellä kuvattuja asioita, ainakaan kompleksisessa, uutta luovassa projektissa. Uskomus sellaiseen on kyllä vielä aika monella. Tämä on tullut testattua monessa tilaisuudessa, kun olen kysynyt kokeneilta projektipäälliköiltä, kuinka moni on laatinut viestintäsuunnitelman.

Käsiä nousee tyypillisesti noin 30%.

 


Kirjoittaja Markku Aarni yrittää ainakin silloin tällöin parantaa omaa viestintäänsä hyvin itsekkäistä syistä, eli tavoitteiden saavuttamisen helpottamiseksi.

 


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi