Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

22.9.2016 8.15

Kypsyysmallin käyttö kehittämisen apuna

Juuso Äikäs

Kehitettäessä projektitoimintaa kannattaa käyttää kypsyysmallia. Kypsyysmallia voi käyttää sekä nykytilanteen ymmärtämisessä että tavoitteita määriteltäessä. Kypsyysmalleja on paljon, mutta tässä blogissa esittelen yksinkertaisen ja tehokkaan Projekti-instituutin projektisalkunjohtamisen kypsyysmallin.
Projektitoiminnan kehittäjän ensimmäinen tehtävä on päästä selville organisaation projektitoiminnan nykytilasta. Voit tehdä sen todella nopeasti esittämällä kollegoillesi alla olevan yksinkertaisen kuvan projektisalkun kypsyysmallista. Käykää keskustelu omista näkökulmistanne; millä tasolla organisaationne tällä hetkellä on.

Projektisalkunkypsyysmalli
Kun olette päässeet jonkinlaiseen yhteisymmärrykseen asiasta on seuraava keskustelun aihe tavoite ja sen aikataulu. Mille tasolle organisaationne tulisi päästä? Kannattaa muistaa, että jokainen askelma maksaa aikaa, vaivaa ja rahaa. Tässäkin keskustelussa voitte käyttää samaa kuvaa.

Kun nämä kaksi asiaa on selvitetty ja johdolla on halu edetä projektitoiminnan kehittämisessä on aika sopia keinoista. Alla olevaan kuvaan on lisätty kypsyysmallin alle pääkeinot tai tunnusmerkit, jotka tyypillisesti täyttyvät eri tasoilla. Käyn ne lyhyesti tässä läpi.Projektisalkunkypsyysmalli_keinot


Tasolla 1 on saavutettu tila, jossa tiedetään reaaliaikaisesti käynnistyvät ja käynnissä olevat projektit. Siis kaikki organisaation projektit eikä vain osan. On siis olemassa prosessi, joka valvoo, että projekteja ei tehdä salkun ulkopuolella. Tähän päästään kohtuullisella kurinalaisuudella. Jos projektinomistaja-rooli on omaksuttu ja omistajilla, ohjausryhmän jäsenillä ja projektipäälliköillä on yhteinen perusosaaminen samalla tasolla, niin tason saavuttaminen ei vie muutamaa viikkoa kauemmin.Tason 1 vaatimuksia ovat:
  • On määritelty mikä on projekti. Siis millaiset työkokonaisuudet pitää organisaatiossa projektoida?
  • Jokaisella projektilla tulee olla omistaja, joka osallistuu projektin johtamiseen. Pelkkä nimi ei riitä.

Taso 2 on saavutettu kun projektisalkun tilaa raportoidaan säännöllisesti. Jotta tähän tilaan päästäisiin, organisaatiolla tulee olla harmonisoitu projektimalli. Se tarkoittaa sitä, että jokaista projektia johdetaan saman metodologian mukaisesti vaikka projektin toteustasolla menetelmät voivat olla erilaisia (esim. ketterä vs. vesiputousmalli).
Tason 3 saavuttaminen merkitsee sitä, että resurssien allokointi on jatkuvasti tiedossa. Tämä edellyttää sitä, että organisaatiossa on riittävästi projektipäälliköitä jotka
  • osaavat osittaa projektit
  • osaavat aikatauluttaa projektit
  • pystyvät arvioimaan/arvioituttamaan työmäärät
  • taitavat rullaavan suunnittelun sekä 
  • käyttävät monipuolisesti projektiohjelmistoa
Tason 4 saavuttaakseen organisaatiossa on oltava projektisalkun johtoryhmä sekä strategisen tason PMO. Niiden tehtävänä on johtaa strategista projektisalkkua, valiten organisaation kannalta parhaimmat projektit.

Tasolla 5 puhutaan ohjelma- ja projektijohtamisorientoituneesta organisaatiosta, jossa johdon tulosvastuu on erittäin tiukasti sidottu projektien ja ohjelmien onnistumiseen. Lisäksi organisaation rakenne on tyypillisesti koottu mahdollistamaan erittäin joustavasti erilaisten projektiorganisaatioiden syntymisen.


Mikäli koet tarvitsevasi vielä kattavampaa projektitoiminnan arviointia, tutustu Infocus-palveluun. Infocuksen avulla saat projektitoiminnan kehittämissuunnitelman, joka perustuu perusteelliseen arviointiin organisaatiostasi.

Jos haluat tehdä kevyen arvion organisaatiosi projektitoiminnan kypsyystasosta heti, käy tekemässä projektisalkunkypsyysmalli-testi.


Blogi perustuu konsulttimme Matti Haukan artikkeliin "Maturity Levels of Project Portfolio Management (PPM) and how to set your Own Target Level", joka julkaistu PM World Journal 2013, Volume II Issue 3:ssa


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi