Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

5.6.2018 10.10

Mitä projektipäällikkönä pitäisi osata?

Johanna Leviäkangas

Sinut on valittu projektiin projektipäälliköksi. Mitä se nyt sitten käytännössä tarkoittaa?

Tämä kirjoitus on osa projektirooleja käsittelevää sarjaa, jonka ensimmäinen osa käsitteli omistajuutta. Varoitus on tälläkin kertaa paikallaan: seuraa tiukkaa opetuksellista paatosta – mutta hyödyllistä sellaista, jos projektipäällikön vastuut ja tehtävät ovat sinulle tai organisaatiossasi hämärän peitossa! 

Tarkastelen seuraavassa projektipäällikön roolia IPMA:n Individual Competence Baselinen (ICB) pohjalta.

ICB_EPS_4_FIN (002)
ICB:n "pätevyyssilmä"

Projektipäällikkö valitaan projektin tarpeiden mukaan

Jos projekti on monimutkainen ja riskialtis, projektipäällikön pätevyyden on oltava laaja. Jos projekti on suoraviivainen, maalaisjärkinen ihminen pärjää vallan mainiosti. Projektipäällikön nimittää projektin omistaja tai ohjausryhmä. Tämä asettaa tarpeen siis ymmärtää projektipäällikön tehtäväkenttää ja pätevyyttä myös johdossa.


IPMA Individual Competence Baseline (ICB) on yksilötason projektin-, ohjelman- ja salkunjohtamispätevyyden
maailmanlaajuinen standardi. Sen ensimmäisessä osassa kuvataan projektipäällikön pätevyysalueet – ihmis-, käytäntö- ja näkökulmapätevyydet, yhteensä huikeat 29 pätevyyselementtiä. Nämä ovat käytännössä erilaisia vuorovaikutustaitoja, menetelmiä, työkaluja ja tekniikoita, joiden avulla projektit saadaan onnistumaan. 

Kukaan projektipäällikkö tuskin on kaikilla näillä pätevyysalueilla täydellinen, mutta ammattilaisen on hallittava useimmat niistä.

Projektipäällikkö tarvitsee projektinhallinnan menetelmätaitoja

Projektipäällikön ICB:n mukaisety käytäntöpätevyydet liittyvät erilaisiin projektinhallintaprosesseihin. Käytännössä:       

  • Projektipäällikkö valitsee toteutusmallin projektille. Projektin toteutusmalli on kuvaus, joka määrittelee kunkin projektin toteutuksen ja johtamisen periaatetason valinnat.
  • Projektipäällikkö ymmärtää ja viestii projektin päämäärät, tavoitteet ja hyödyt. Nämä sisältävät tuloksia ja tavoitteita koskevat erilaiset vaatimukset ja odotukset sekä sen, kuinka nämä asetetaan tärkeysjärjestykseen. Projektipäällikkö vastaa projektin tuotostavoitteiden saavuttamisesta.
  • Projektipäällikkö hallinnoi projektin muutoksia kohti hyötyjen toteutumista.
  • Projektipäällikkö suunnittelee ja ohjaa projektisuunnittelun ja viestinnän avulla. Hän vastaa projektisuunnitelman laatimisesta ja sen hyväksyttämisestä ja usein käytännössä laatii projektisuunnitelman.
  • Projektipäällikkö johtaa projektin operatiivista toimintaa ja koordinoi eri osapuolten toimintaa. Hän kannustaa ja motivoi projektiryhmää ja raivaa esteitä ja ratkoo ongelmia etenemisen tieltä.
  • Projektipäällikkö hallinnoi projektin laajuutta ja vaatimuksia.
  • Projektipäällikkö käsittelee sidosryhmien erilaisia tarpeita, huolia ja odotuksia, sekä pitää yhteyttä niihin.
  • Projektipäällikkö suunnittelee ja hallinnoi projektin aikataulua ja kustannuksia
  • Projektipäällikkö varmistaa tuotosten laadun. Laatu kuvailee prosessin ja tuotteen laadun vaatimukset ja organisaation sekä niiden valvonnat.
  • Projektipäällikkö suunnittelee ja hallinnoi projektin rahoitusta ja resursseja, joista projektit riippuvat.
  • Projektipäällikkö tekee hankintoja, tarkastaa ja hyväksyy projektin laskut ja hallinnoi yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksia.
  • Projektipäällikkö raportoi projektin omistajalle, ohjausryhmälle ja viime kädessä johtoryhmälle ja vastaa ohjausryhmän vahvistamien päätösten toteutuksesta projektissa.
  • Projektipäällikkö viestii ja informoi projektissa ja projektista ulospäin. Hän vastaa projektin viestintäsuunnittelusta, viestinnästä ja dokumentoinnista (esimerkiksi luo ja sopii viestintäkäytännöt yhdessä projektiryhmän kanssa ja hankkii tarvittavat työkalut).
  • Projektipäällikkö tunnistaa, asettaa tärkeysjärjestykseen ja ryhtyy toimenpiteisiin riskien ja mahdollisuuksien suhteen.
  • Projektipäällikkö hallinnoi resursseja sovitun mukaisesti. Mahdollisista muutoksista resursointiin on sovittava yhdessä projektiryhmän jäsenten linjaesimiesten kanssa.       


Projektipäällikkö tuntee toimintaympäristönsä

Oleellisia edellytyksiä projektien onnistumiselle ovat toimintaympäristöön liittyvien asioiden tuntemus. ICB:n näkökulmapätevyyksien mukaan projektipäällikkö tuntee

  • projektinsa sidoksen organisaation strategiaan,
  • organisatoriset ja ulkopuoliset hallinnon, rakenteet ja prosessit, jotka muodostavat projektin virallisen toteutusympäristön. Projektin rajapintojen määrä ja keskinäiset riippuvuudet näihin ympäristötekijöihin määrittelevät merkittävän osan vaativuutta,
  • standardit ja määräykset eli asiaankuuluvia lakeja, määräyksiä, standardeja ja työkaluja, jotka liittyvät projektiin,
  • organisaation ihmisten epävirallisen vallan ja kiinnostuksen, jolla voi olla
  • valtava vaikutus minkä tahansa projektin onnistumiseen. Ihmisiä ei aja eteenpäin vain organisaation viralliset säännöt ja tavoitteet; heillä on myös henkilökohtaisia tavoitteita ja päämääriä,
  • organisaation kulttuurin ja arvot. 

Projektipäällikkö tuntee itsensä ja on ihminen ihmiselle

Projektit luottavat yhä useammin johtajuuteen. Johtaminen edellyttää koko ajan vaativampia viestintä-, ryhmätyö- ja vuorovaikutustaitoja: projektitiimit ovat hajallaan ympäri maailmaa, kulttuurit kohtaavat ja törmäävät, ihmisillä on valtavasti stressiä. Johtamistehtävä – myös projektissa – nähdään nykyään laajempana ihmisten johtamistehtävänä kuin pelkkänä työnjohdollisena asiana.  

Hyvän johtajuuden perustana ovat itsetuntemus ja itsensä johtamisen taidot. Näihin liittyvät henkilökohtainen rehellisyys ja luotettavuus. Hyvä projektipäällikkö osaa rakentaa suhteita ja sitoutua.

ICB:n ihmispätevyyksien mukaan

  • Projektipäällikkö viestii, valmentaa, mentoroi, fasilitoi. Niin livenä kuin virtuaalisestikin.
  • Projektipäällikkö käsittelee ristiriitoja ja kriisejä.
  • Projektipäällikkö oivaltaa ja oivalluttaa erilaisten tekniikoiden avulla, ja ennen kaikkea edistämällä avoimen ja luovan ryhmän toimintaa, missä jokainen voi työskennellä ja myötävaikuttaa mahdollisimman hyvin.
  • Projektipäällikkö neuvottelee siten, että projektissa saavutetaan tuloksia, jotka ovat sekä projektin edun mukaisia ja myös muiden osapuolten hyväksyttävissä.
  • Projektipäällikkö on tulossuuntautunut.

 

Tästä näkökulmasta projektipäällikön roolin voi nähdä myös palvelutehtävänä. Hänellä tulee olla asenne ja taidot projektin eri osapuolten työn sujuvoittamiseen ja ongelmanratkaisuun.

Pätevyys on vahvasti kokemuksesta kumuloituvaa

Tuskastuitko? Ei hätää – hyväksi projektipäälliköksi kyllä kasvaa kokemuksen karttuessa.

Pätevyys koostuu tiedoista, taidoista ja kyvykkyydestä sekä kokemuksesta. Kokemuksella on merkittävä rooli pätevyydessä ja keskeinen menestystekijä projektipäällikön kehityksessä. Aloittelevana projektipäällikkönä kannattaa ottaa vastaan suoraviivaisempia projekteja ja hyökätä kompleksisempien kimppuun vasta kokemuksen kartuttua.

Lähteet:

IPMA Individual Competence Baseline, part 1

A Guide to the Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guide), 4. edition


Samalla kun kasvatat kokemustasi, voit kehittää osaamistasi esimerkiksi osallistumalla meidän projektipäälliköille suunnattuihin valmennuksiimme. Löydä itsellesi sopivan tasoinen valmennus koulutuskalenterista

 



Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi

Ei kommentteja