Kieli Valikko
Projekti-Instituutin blogi

Projekti-Instituutin blogi

2.11.2017 11.55

Mitä vakuuttava Business case sisältää?

Hanna Andersson

Projektin Business casen, eli liiketoimintatarkastelun, on tarkoitus osoittaa projektin toteuttamisesta päättävälle taholle ja/tai asiakkaalle, että projektiin on hyvä investoida. Business casen tulisi myös kuvata, miten projekti toteuttaa organisaation strategiaa, ja sisältää mittarit projektin onnistumiselle.


Business casessa, joka tehdään osana projektikuvausta, määritellään projektilta odotettavissa olevat liiketoimintahyödyt. Business casen laatimisesta ja sen liiketoiminnallisesta oikeellisuudesta vastaa projektin omistaja. Hän laati toki business casen yhteistyössä projektipäällikön kanssa, jos sellainen on jo nimetty. Omistaja myös vastaa liiketoimintahyötyjen toteutumisesta projektin päätyttyä.

Vakuuttavan business casen kirjoitat käymällä läpi seuraavat vaiheet.


1. Tunnista haaste tai mahdollisuus

Projekteja ei käynnistetä muuten vain, vaan niillä on tavoite. Useimmiten projektin kautta pyritään ratkaisemaan (liike)toiminnassa tunnistettu haaste tai hyödyntämään mahdollisuus luoda uudenlaista (liike)toimintaa.

Aloita nykytilan kuvaamisesta ennen projektia. Tässä voit käyttää apuna esim. SWOT-analyysiä (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).

Kuvaile käsillä oleva haaste tai mahdollisuus ja mieti, missä aikataulussa asiaan tulisi tarttua. Aikataulu on hyvä perustella esimerkiksi talous- tai kilpailutilanteen kautta. Selvitä päätöksenteon tueksi, mitä seuraa siitä, jos nykytilassa päätetään olla tekemättä mitään; miten toimintanne tai kilpailuasemanne tällöin muuttuu tai jopa heikkenee?

Tarkenna myös, mitä strategisia tavoitteita projekti edistää.


2. Vertaile vaihtoehtoisia ratkaisuja

Mistä tiedät, että projektisi on paras mahdollinen ratkaisu tunnistamaasi ongelmaan tai mahdollisuuteen? Joudutkin selvittämään ja puntaroimaan myös muita mahdollisia ratkaisuja, jotta voit uskottavasti perustella oman projektisi hyödyt.

  • Kirjaa kaikki vaihtoehtoiset ratkaisut

  • Arvioi jokaisen ratkaisun tuomat, mitattavissa olevat hyödyt

  • Arvioi myös jokaisen ratkaisun aiheuttamat kustannukset

  • Arvioi jokaisen ratkaisun soveltuvuus tilanteeseen nähden

  • Selvitä jokaiseen ratkaisuun liittyvät riskit ja mahdolliset ongelmat

Vertaile ratkaisuja keskenään näistä näkökulmista. Jos edelleen olet varma, että projektisi on paras ratkaisu ja hyvä investointi, kirjaa business caseen hylkäämäsi ratkaisut ja perustelut niiden hylkäämiselle.


3.   Perustele projektisi laskelmilla ja mitattavilla hyödyillä

Kuvaile ja perustele ehdottamasi ratkaisu, eli projektisi, huolella. Projektin hyötyjen kuvaamiseen voit käyttää esimerkiksi Balanced Score Cardia (BSC).

Vakuuttavaan business caseen tarvitaan raakoja numeroita. Selvitä projektin taloudellinen näkökulma tarkasti. Kirjaa kuitenkin myös sanallisesti oletukset, joiden perusteella laskelmasi teet. Maailmassa on liikaa business caseja joissa on runsaasti numeroita mutta liian vähän tekstiä selittämään, millaisten reaalielämän muutosten ja tapahtumien seurauksena numerot syntyvät, jos projekti toteutetaan.

  • Minkälaiseen investointiin projektin myötä sitoudutaan?

  • Minkälaisia tuottoja sekä kustannuksia ja/tai kustannussäästöjä projekti tuo mukanaan valitulla aikavälillä?

  • Kassavirta-, NPV- (Net Present Value) ja ROI (Return on Investment) -laskelmat

  • Projektin rahoituslähteet

Määritä projektille mitattavissa olevat KPI:t (Key Performance Indicators), jotta hyötyjen toteutumista voidaan seurata.

Tee projektille myös riskianalyysi:

  • Liiketoimintariskit – tullaanko projektin liiketoimintahyödyt saavuttamaan?

  • Projektin toteutuksen riskit – tullaanko projektin toteutuksen tavoitteet saavuttamaan?

Määrittele lisäksi projektin riippuvuudet ja rajapinnat muihin projekteihin.


Menetelmiä liiketoimintahyötyjen arviointiin ja projektin tavoitteiden ohjaamiseen opit tehokkaassa, päivän mittaisessa Liiketoimintahyötyjen varmistaminen projekteissa -valmennuksessa. Tänä vuonna ehdit mukaan vielä 30.marraskuuta! 




Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi