Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

7.10.2011 10.44

Mitkä asiat kuormittavat projektipäällikköä?

Sari Tiainen

Projektityö on vaativaa asiantuntijatyötä, jossa tarvitaan monenlaista osaamista, tietoa sekä taitoa. Projektipäällikön tärkeimpänä tavoitteena on varmistaa, että projekti saavuttaa sen toteutukselle asetetut tavoitteet. Monesti projektipäälliköllä on lukuisia eri tehtäviä, vastuita ja rooleja projektin elinkaaren aikana, jotka tuovat omat haasteensa projektipäällikön työhön.

Projekti-Instituutissa haluttiin www-kyselyn avulla selvittää projektipäälliköiden työhyvinvointia ja jaksamista yhteistyössä Romana Management Oy:n kanssa. Tutkimuksen valittiin kysymyksiä, joista osa oli yhteneviä Työterveyslaitoksen Työ ja terveys -haastattelututkimuksenkanssa. Työ ja terveys -haastattelututkimus kattaa kaikki toimialat ja se tehdään kolmen vuoden välein, viimeinen tutkimus on tehty 2009.

Tutkimusaineisto kerättiin kahdessa erässä. Vuonna 2010 Projekti-Instituutin www-sivuilla avoinna olleeseen kyselyyn vastasi 36 projektipäällikköä ja aineistoa täydennettiin tekemällä sama kysely projektivalmennuksessa vuonna 2010 olleelle ryhmälle, 22 henkilöä. Tutkimukseen osallistui siis kaiken kaikkiaan 58 projektipäällikköä. Naisia vastanneista oli 48 % (28) ja miehiä 52 % (30). Vastaajajoukko oli varsin kokenutta; 57 % vastaajista oli ollut mukana projektitoiminnassa yli 10 vuotta.

Tutkimuksesta ilmenee, että projektipäällikön työ on henkisesti raskasta ja suhteellisen kuormittavaa. Työn kokee henkisesti raskaaksi selkeä enemmistö (yli 60 %) vastaajista.  Tämä on kaksinkertainen määrä verrattuna Työ ja terveys -haastattelututkimukseen, jossa 30 % kaikkien toimialojen edustajista koki työnsä henkisesti raskaana. Vastaajajoukosta puolet (50 %) eivät myöskään näe nykyistä projektipäällikön tehtävää työnä, jota voisi jatkaa eläkeikään asti. Kyselyyn vastanneista henkilöistä ylitöitä tekee 2-3 kertaa viikossa tai jatkuvasti lähes puolet (45 %) vastaajista. Lähes kolmannes (29 %) kaikista vastaajista kokee, ettei heillä ole aikaa tehdä omaa työtänsä kunnolla.

Projektityön kuormittavuuteen liittyen kyselyyn vastanneita pyydettiin nimeämään kolme asiaa, jotka projektityössä kuormittavat eniten. Kuormittavimmiksi koettiin

  1. projektipäällikön rooliin liittyvät asiat, kuten tehtäväkuvan laajuus, roolin epäselvyydet, henkilöstöasiat ja hallinnolliset työt
  2. aikapaineet, kiire ja suuri työn määrä
  3. johtamiseen ja ohjausryhmän toimintaan liittyvät asiat, kuten päätöksenteon hitaus ja ristiriitaisuudet, johdon tuen puute ja sitoutumattomuus

Kun tarkastellaan keinoja, miten projektipäälliköitä eniten kuormittavia asioita voisi parantaa, nousee esiin sekä yksilötasolla että organisaatiotasolla kehitettäviä asioita. Projektipäällikkö voi toki omalla toiminnallaan vaikuttaa omaan työhyvinvointiinsa (esimerkiksi ammattitaidon lisäämisellä, sietämällä aikataulupaineita ja oppimalla hyväksymään projektipäällikkyyden työn luonteen), mutta tässä tutkimuksessa esiin nousseista kuormittavista tekijöistä erityisen suuri osa on pikemminkin organisaatiotasoisia asioita, joihin yksittäisen projektipäällikön vaikutusmahdollisuudet ovat rajalliset.

Mitä organisaatiotasolla tulisi sitten tehdä, jotta projektipäälliköt tulevaisuudessa näkisivät oman työnsä sellaisena, jota halutessaan voisi jatkaa eläkeikään asti?

Alla muutamia ehdotuksia:

Projektin tavoitteet kirkkaiksi ja projektipäällikön työnkuva ja rooli selkeäksi

  • Projektin tavoitteiden tulisi olla projektin käynnistysvaiheesta alkaen kaikille projektissa työskenteleville henkilöille selkeät, ja avainroolissa tässä tavoitteiden määrittelyssä on projektin omistaja. Projektipäällikön työnkuvan tulisi organisaatiotasolla olla myös selkeästi määritelty, jotta projektipäällikkö tietää, mitä häneltä odotetaan ja millaista tukea ja miltä taholta hän tarvittaessa työlleen saa.

Riittävät resurssit projektille

  • Kuten useat muut tutkimukset osoittavat (ks. artikkelin lopussa olevat linkit), riittävien resurssien puute on projektityössä usein kompastuskivi. Tämä nousee esiin yhtenä merkittävänä asiana myös projektipäälliköiden työhyvinvoinnin näkökulmasta. Koska riittäviä resursseja, tyypillisimmin osaavia projektiryhmän jäseniä, projektien tavoitteiden saavuttamiselle ei ole saatavilla, syntyy aikataulupaineita, ennakoimattomia tilanteita sekä kiirettä. Tämä taas oleellisesti lisää projektipäällikön työn kuormittavuutta. Mielenkiintoinen kysymys on, missä määrin niukat resurssit kuitenkin ovat projektityön piirre, ja missä määrin kertovat huonosta organisaatiotason resurssinhallinnasta.

Ohjausryhmän, johdon ja organisaatiotason tuki projekteille

  • Projektin omistajuutta sekä ohjausryhmän tärkeyttä projektipäällikön tukena ei voi liiaksi korostaa: jos nämä asiat ovat kunnossa, niin projektipäällikkökin voi työssään paremmin.
  • Esimiehen rooli työhyvinvointiasioissa on merkittävä, ja hänen pitäisi pystyä tukemaan projektipäällikköä ja antamaan myös palautetta projektipäällikölle hänen työstään (36 % kyselyyn vastanneista koki työstään saamansa palautteen riittämättömäksi). Tämä on tietysti haaste silloin, jos esimies ei ole projekteissa ollenkaan mukana.

Projektijohtamisen työkalut

  • Projektipäälliköillä tulisi olla käytössään työkalut ja menetelmät, jotka tukevat heidän työtään ja lisäävät tehokkuutta – ei siis turhaa, aikaavievää byrokratiaa.

Tutkimuksessa kysyttiin myös, mitkä asiat osaltaan auttavat jaksamaan projektipäällikön haastavassa työssä. Vastauksissa nousi esiin seuraavat seikat: kollegat ja projektiryhmän jäsenet, onnistumisen kokemukset työssä sekä työn vaihteleva sekä haastava sisältö.

Tiedätkö, miten projektipäälliköt voivat omassa organisaatiossasi? Mikä sinua projektipäällikkönä erityisesti auttaa jaksamaan?

Mielenkiintoisia linkkejä:

Investoinnit projektitoimintaan näkyvät viivan alla

Strategies for Project Recovery

Sari toimii kehittämiskonsulttina Suomen Projekti-Instituutissa.


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi