Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

17.6.2013 9.19

Muistithan lukea käyttöohjeen?

Markku Aarni

Kun hankimme uuden kännykän, kodinkoneen tai polkupyörän, luemme huolellisesti käyttöohjeet, takuuehdot ja muut dokumentit kannesta kanteen ennen kuin alamme käyttämään laitetta. Näin optimoimme hyödyt ja minimoimme ongelmat. Saatammepa oppia ohjeesta jopa täysin uusia sujuvampia käyttötapoja, vaikka samantyyppiset laitteet sinänsä ovatkin entuudestaan tuttuja. Siis mitä, et ole koskaan avannut käyttöohjeen suojakelmua?

Kun käynnistämme uutta projektia, tutustumme organisaation projektiohjeisiin tai mikäli ne ovat entuudestaan tutut, tarkistamme onko ohjeita päivitetty. Samoin kaivamme esille parhaat opit vastaavanlaisista projekteista ja muutenkin suunnittelemme miten varmistamme onnistumisen. Siis eikö kollegasi toimikaan noin?

Organisaatiot ovat pullollaan erilaisia ohjeita joista useimmat sisältävät tärkeitä ja hyviä asioita. Muuten, kuinka montaa ohjetta sinun tulee noudattaa kun projektin omistajana edistät projektia? Mikäli ohjeita noudatettaisiin, asiat sujuisivat projekteissakin helpommin ja laadukkaammin eikä pyörää keksittäisi jatkuvasti uudelleen. Esimerkiksi projektiohjeissahan on määritelty organisaation projektitoimintatapa, miten projektit käynnistetään, ohjataan ja lopetetaan laadukkaasti, huomioiden sekä yksittäisen projektin että projektisalkun johtamisen näkökulmat. Jos toimittaisiin määriteltyjen pelisääntöjen mukaan, energia voitaisiin käyttää varsinaisen asian ratkaisemiseen eikä esimerkiksi sen ihmettelyyn että mitähän tästä ihan uudenlaisesta excel-raporttihäkkyrästä pitäisi tässä ohjausryhmän kokouksessa olla mieltä.

Miksi ohjeet eivät aina muutu paremmaksi toiminnaksi, ainakaan siinä mittakaavassa kuin ohjeen laatimisesta päätettäessä kuviteltiin? Tässä muutamia potentiaalinen syy ja suositus:

  1. Ohjeen tarkoitus ja sen suhde muihin ohjeisiin on hämärän peitossa. Kerro aluksi mitä asiaa ja ketä ohje koskee, millainen on se uusi järjestys ja toimintatapa johon ohjeella pyritään. Esimerkiksi projektiohjehan muuttaa merkittävästi johtamista ja päätöksentekomenettelyjä. On hyvä avata myös mikä on ohjeen suhde muihin ohjeisiin joiden voisi epäillä jotenkin liittyvän asiakokonaisuuteen. Vaikkapa projektiohjeen ja investointiohjeen suhteesta saa aina aikaan mielenkiintoisia keskusteluja.
  2. Ymmärrettävyys on hukassa. Oletko törmännyt ohjeeseen josta ymmärrät yksittäiset sanat mutta et kokonaisuutta? Voi olla että ohjetta ei ole tehty ohjeen käyttäjille vaan ohjeen laatijoille.  Varmista että ohjeesta löytyy viesti, peruslogiikka joka kohderyhmän on helppo ymmärtää ja sisäistää. Yksinkertaista niin paljon kuin mahdollista ja visualisoi. Pidä hierarkiasta ja rakenteesta huolta. Keskity oleelliseen, tiivistä ja jätä muu pois.
  3. Kuvitellaan että ohje itsessään riittää laajassa ja monimutkaisessakin asiassa. Vähän sama kuin kirjoitettaisiin ohje ”näin soitat pianoa” ja tämän jälkeen kenenkään ei tarvitsisi ottaa pianotunteja, sen kuin vaan alkaa ohjeen mukaan soittelemaan etydejä.
  4. Ohje laaditaan pienellä porukalla ja lanseeraukseen ei panosteta. Mitäpä sitä sen enempää tiedottamaan kun se kerran laitetaan intraan kaikkien saataville. Ohjeet kuitenkin muuttavat aina toimintatapaa ja tämän vuoksi ne pitäisi kehittää tulevien käyttäjien kanssa osallistavasti ja lanseeraukseen pitäisi panostaa tuplasti se mitä meni ohjeen laatimiseen. Samoin käyttöasteen nousua ja ohjeella tavoitellun muutoksen realisoitumista pitää seurata ja ohjata aktiivisesti.
  5. Innostavuus ja motivoivuus. Milloin olet ääneen lausunut että ”kylläpä on selkeä ja innostava  ohje!”? No, ainakin siihen suuntaan kannattaa pyrkiä vaikka haasteita riittää, päinvastaisista on riittävästi esimerkkejä. Joissakin organisaatioissa ainakin osa ohjeista pitäisi laatia sarjakuvamuotoon jotta varmistettaisiin viestin perille meno tärkeimpiin kohderyhmiin…

Markku Aarni on osallistunut lukuisten projektiohjeistusten laatimiseen ja tuntee mielenkiintoa jopa alan standardeja kohtaan.


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi