Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

8.8.2018 14.39

Ohjausryhmä luo edellytykset projektin onnistumiselle

Vesa Ilama

Ohjausryhmän jäsenten tulee ymmärtää oma roolinsa – heidän vastuullaan on se, että projekti onnistuu!

Tämä kirjoitus on osa projektirooleja käsittelevää sarjaa, jonka ensimmäinen osa käsitteli omistajuutta ja toinen osa projektipäällikön osaamista. Varoitus on tälläkin kertaa paikallaan: seuraa tiukkaa opetuksellista paatosta – mutta hyödyllistä sellaista, jos ohjausryhmän vastuut ja tehtävät ovat sinulle tai organisaatiossasi hämärän peitossa! 

Tämä kirjoitus on osa projektirooleja käsittelevää sarjaa, jonka ensimmäinen osa käsitteli omistajuutta ja toinen osa projektipäällikön osaamista. Varoitus on tälläkin kertaa paikallaan: seuraa tiukkaa opetuksellista paatosta – mutta hyödyllistä sellaista, jos ohjausryhmän vastuut ja tehtävät ovat sinulle tai organisaatiossasi hämärän peitossa! 

Mikä on ohjausryhmä ja tarvitaanko sitä?

Projektin ohjausryhmä on osa projektin hallintarakennetta, joka usein liittyy yrityksen tai organisaation hallintarakenteisiin, prosesseihin ja tapoihin toimia. Sen tarkoitus on auttaa projektia onnistumaan sekä ohjata projektia koko sen elinkaaren ajan tilanteiden ja olosuhteiden muuttuessa. Ohjausryhmällä on selkeä rooli  ja vastuut aivan kuten omistajalla ja projektipäällikölläkin. Tarve ohjausryhmälle selviää jo aivan projektin alkuvaiheessa, kun tehdään sidosryhmäanalyysi ja määritellään projektin riskitaso sekä tavoitteet.  Analyysin tuloksena ymmärretään projektin ”toimintaympäristö” sekä siihen vaikuttavat tekijät/ roolit/ henkilöt, sekä heidän edellytyksensä auttaa projektia onnistumaan.

Jokaisella projektilla tulisi olla ohjausryhmä, joka on pienimmillään projektin omistaja ja projektipäällikkö. Suuremmissa projekteissa tai ohjelmissa ohjausryhmä on usein suurempi, koska sidosryhmiäkin on enemmän. Ohjausryhmän optimikoko on 5-8 henkilöä, jolloin toiminta, ohjaus ja päätöksenteko on tehokkainta. Ohjausryhmällä voi tarvittaessa olla ns. laajennettu ohjausryhmä tai neuvoa-antava ryhmä, joka auttaa tarvittaessa päätöksenteossa, mutta on läsnä vain tarvittaessa. Ohjausryhmän jokaisen jäsenen pitää olla henkilö jolla on valta päättää asioista, siinä ei tulisi olla mukana yhtään ”edustajaa,” joka joutuu ensin kysymään päättäjältä lupaa tai mielipidettä. Ohjausryhmää johtaa aina projektin omistaja, jolla on suurin motiivi projektin toteuttamiselle ja suurimmat liiketoiminnalliset hyötyodotukset projektilta.

Ohjausryhmän jäsenten tulee ymmärtää oma roolinsa – heidän vastuullaan on se, että projekti onnistuu!

Hyvin usein projektin epäonnistuessa syytetään projektipäällikköä, vaikka todellisuudessa silloin ohjausryhmä on epäonnistunut tehtävässään. Se ei ole pystynyt ohjaamaan projektipäällikköä tai omia organisaatioitaan siten, että projekti onnistuisi.

Ohjausryhmän ja sen jokaisen osallistujan vastuulla on

  • Auttaa projektia onnistumaan
  • Opastaa ja ohjata projektipäällikköä koko projektin elinkaaren ajan
  • Ottaa vastuuta projektin onnistumisesta poistamalla projektia hidastavia tai sen toimintakykyä estäviä tekijöitä
  • Tehdä päätöksiä ja ottaa vastuu päätöksistään sekä niiden kommunikoinnista (muutoshallinta)
  • Toimia eskalointipisteenä silloin, kun projektilla on ongelmia, joita se ei pysty sisäisesti hoitamaan
  • Varmistaa, että projekti pysyy sille asetetussa budjetissa, aikataulussa ja sisällössä
  • Varmistaa, että projektin kannattavuuslaskelma (business case) on realistinen
  • Varmistaa, että projekti on linjassa yrityksen liiketoiminnan ja strategian kanssa
  • Varmistaa yhdessä omistajan kanssa, että projektilla on riittävät resurssit
  • Toimia portinvartijana tarkistuspisteissä (milestonet)
  • Toimia projektin puolestapuhujana yrityksen sisällä

Ohjausryhmällä on oikeus vaatia projektipäälliköltä

  • Kyvykkyyttä johtaa projektia
  • Projektitiimin johtamista (Management sekä varsinkin Leadership) projektin tavoitteiden saavuttamiseksi
  • Realistinen, ajantasainen näkyvyys projektiin ja sen etenemään
  • Vastuuta projektin johtamisesta ja sen tuloksista
  • Ennakoivaa riskien ja ongelmien hallintaa (ei siis pelkästään seurantaa)
  • Lisätietoa päätöksenteon tueksi
  • Toimimista ohjausryhmän ohjauksen mukaisesti kaikissa tilanteissa
  • Läpinäkyvää viestintää projektitiimiin päin

Ohjausryhmän toiminta on vaativaa ja jokaisen siinä toimivan on hyvä ymmärtää perimmäinen syy ohjausryhmän olemassaololle, sekä sille, miten jokaisen tulee henkilökohtaisesti asennoitua tähän tärkeään tehtävään. Kaikesta tästä kerromme käytännön esimerkein höystettynä lisää ja syvällisemmin ohjausryhmille suunnatuissa koulutuksissamme, jotka löydät koulutuskalenteristamme.


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi