Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

7.5.2018 12.52

Omistaja on avainroolissa projektin onnistumiseksi

Johanna Leviäkangas, Matti Haukka & Mia Petäinen

Projektikuvaukseen kenttään ”omistaja” pitäisi arpoa joku nimi. Mutta mitä omistajuus tarkoittaa?

Varoitus lukijalle: Nyt seuraa tiukkaa opetuksellista paatosta – mutta erittäin hyödyllistä sellaista, jos omistajarooli ja omistajan vastuut ovat organisaatiossanne hakusessa! 

Liiketoimintaomistaja (Business Owner)

Liiketoimintaomistaja on se johtaja tai vastaava henkilö, joka tulee hyödyntämään liiketoiminnassaan projektin tuloksia, ja joka vastaa projektin toteutuksesta aiheutuneista kustannuksista.

Liiketoimintaomistaja voi olla myös projektin operatiivinen omistaja. Projektilla voi joskus olla useita liiketoimintaomistajia. Jos projektin tulokset hyödyttävät useita tahoja, eli liiketoimintaintressi on useilla yksiköillä/henkilöillä, he voivat jakaa kustannukset ja olla edustettuina ohjausryhmässä. Ensimmäiset päätökset projektin mahdollisesta asettamisesta tekee liiketoimintaomistaja.

Kaikissa tapauksissa liiketoimintaomistaja ei henkilönä pysty suoriutumaan kaikista projektin omistajan tehtävistä. Tällöin hän voi nimetä riittävän auktoriteetin ja projektiin liittyvän liiketoimintaosaamisen omaavan henkilön projektin omistajaksi. Liiketoimintaomistaja(t) siis delegoivat perimmäisen vastuun projektin liiketoimintaonnistumisesta projektin omistajalle.

Projektin (operatiivinen) omistaja

Projektin omistaja edustaa sitä tahoa (esim. organisaatiota tai liiketoimintaa), jolla on suurin motiivi projektin toteuttamiselle ja suurimmat liiketoiminnalliset hyötyodotukset projektilta. Projektitoimituksissa luonnollisin projektin omistaja tulee myynnistä eli on henkilö, joka vastaa asiakkuuden hallinnasta.

Projektin omistajalla on oltava projektiin liittyvä liiketoimintaosaaminen sekä vähintään perustiedot ja kokemusta projektinjohtamisen menetelmistä.

Omistajan rooli korostuu projektin asetusvaiheessa, jolloin hän on aktiivinen toimija. Projektin toteutusvaiheessa hän tukee projektipäällikköä projektin onnistumiseksi. Projektin omistaja on aina henkilö. Jos projektin asiakas on sisäinen esim. toinen yksikkö, projektin omistaja tulee ko. yksiköstä. Joskus projektin omistajaa kutsutaan myös tilaajaksi.

Omistaja on vastuussa projektin hyötyjen toteutumisesta (suora kannattavuus ja muut strategiset hyödyt) eli projektin lopullisesta onnistumisesta.  Hänellä on siis liiketoimintavastuu koko projektista.

Millaisesta tehtäväkentästä projektin omistajuudessa on käytännössä kyse?

  • Projektin omistaja määrittää projektin hyötytavoitteet ja niiden mittarit, asettaa aika- ja kustannusraamit ja kartoittaa projektin johtamistarpeen sekä kirjaa ne projektikuvauksen (toimeksiannon) muotoon sekä tarkistaa resurssitilanteen ennen projektin käynnistymistä.
  • Tekee omalta osaltaan projektin asettamispäätöksen. Valta tehdä asettamispäätös tulee organisaation normaalista päätöksentekomenettelystä.
  • Antaa selvän tahdonilmaisun projektin käynnistämisestä.
  • Projektin omistaja toimii pääsääntöisesti ohjausryhmän puheenjohtajana tai nimeää tämän.
  • Hyväksyy muutokset tavoitteisiin ja projektisuunnitelmaan
  • Päättää projektin keskeyttämisestä
  • Hyväksyy tulokset ja projektin päättämisen

Idean omistaja

Idean omistaja -termiä ei välttämättä virallisesti käytetä. Projekti-idean omistaja on kuitenkin usein olemassa, mutta ei aina ole liiketoimintaomistaja. Kyseessä on projekti-idean alkuunpanija. Idean omistaja voi edistää projektia alkuvaiheessa, jos sen kaltaiset tehtävät kuuluvat hänen normaaleihin työtehtäviinsä. Idean omistaja voi olla periaatteessa kuka tahansa. Idean omistajan rooli ja tehtävät kytkeytyvät hyvin vahvasti yrityksen innovaatioprosesseihin.

Resurssin omistaja

Resurssin omistajalla on alaisenaan projektissa tarvittavia resursseja. Jos henkilöresurssit ovat merkittäviä ja kriittisiä projektille, mutta näitä henkilöitä ei siirretä projektiin täysipäiväisesti, on hyvä, jos resurssien omistaja on mukana ohjausryhmässä vastaamassa omalta osaltaan projektin onnistumisesta. Vähintään on syytä kirjallisesti sopia kriittisistä resursseista ja heidän työpanoksistaan.

Tuoteomistaja (Product Owner)

Tuoteomistaja on ketterän kehittämisen rooli, joka vastaa tuotteen ominaisuuksista eli “omistaa” tuotteen. Hän on vastuussa tuotteen arvon maksimoinnista, eli hän tekee päätökset tuotteen ominaisuuksista ja toiminnallisuuksiin vaikuttavista seikoista. Tuoteomistaja on vastuussa myös tuotteen kehitysjonon hallinnasta.

Tuoteomistaja on yksi henkilö, ei komitea. Tuoteomistaja voi hyödyntää komiteoita tai edustaa sellaisen toiveita tuotteen kehitysjonon kautta, mutta tuotteen kehitysjonon järjestyksen muuttamiseksi tulee aina ensin vakuuttaa tuoteomistaja. Tuoteomistajan työn onnistumiseksi koko organisaation tulee kunnioittaa hänen päätöksiään. Tuoteomistajan päätökset ovat nähtävillä tuotteen kehitysjonon sisällössä ja järjestyksessä. Kenelläkään muulla ei ole oikeutta pakottaa kehitystiimiä työskentelemään muiden kuin tuoteomistajan asettamien vaatimusten parissa.

Tuotekehitysprojekteissa tuoteomistaja on tyypillisesti tuotepäällikkö, asiakasprojekteissa se voi olla asiakkaan edustaja tai toimittajan tekninen projektipäällikkö.

Projektin omistajuutta EI VOI delegoida, siirtää tai sälyttää projektipäällikölle!


Lähteet:

Projektit onnistuvat, jos omistajuus toimii (Matti Haukka ja Mia Petäinen, Projektitoiminta 2/2006)

Scrum-opasTM



Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi