Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

27.5.2015 17.43

On helpompaa nähdä rikka toisen silmässä, kuin malka omassa silmässä

Annika Ojanen

Törmäsin tässä keväällä eräässä valmennuksessa tämän vanhan sananlaskun viisauteen melko erikoisella tavalla. Valmennukseen osallistui henkilöitä hyvin erilaisista organisaatioista. Osa osallistujista toimi puhtaasti asiakastoimitusprojekteissa ja osa ryhmästä työskenteli ainoastaan sisäisissä kehitysprojekteissa. Yhteistä kaikille oli oikeastaan vain se, että toiset johtivat projekteina toimituksia, joiden ydin oli tietojärjestelmä, jonka avulla heidän asiakkaansa halusivat tehostaa omaa toimintaansa ja toiset ostivat osana omia kehitysprojektejaan vastaavia tietoteknisiä ratkaisuja.

Yleensä valmennuksissa käytetään ryhmätyöaiheina osallistujien ennakkoon toimittamia todellisia esimerkkiprojekteja. Tältäkin ryhmältä olin esimerkkiprojekteja pyytänyt ja saanut. Projekteihin tutustuessani tajusin kuitenkin, että osallistujien projektiympäristöt ja taustat ovat niin erilaiset, ettei tehokas ryhmätyöskentely tule kyseisillä esimerkeillä onnistumaan. Ketterästi lähdin omaa toimintamallia muuttamaan ja junamatkan aikana sain kirjoitettua kuvauksen kuvitteellisesta esimerkkiprojektista.

Kantavana ideanani oli, että jaan valmennusryhmän kahtia ja kumpikin pienryhmä saa lähtötiedoikseen oman tilannekuvauksensa samasta kuvitteellisesta esimerkkiprojektista. Taustansa takia toinen pienryhmä päätyi tekemään projektinjohtamisen ryhmätöitä ”myyjäorganisaatiossa”. Toiset taas edustivat ryhmänä ”asiakasta”, joka halusi kehittää toimintaansa ja tarvitsi sen takia ”myyjältä” tietojärjestelmän. Kokonaiskuva siis oli kaikille yhteinen, mutta lähtötietoja molemmat ryhmät saivat vain sen verran kuin tyypillisesti tällaisissa projekteissa myyjä ja asiakas toisistaan tietävät.
Etukäteen ajattelin, että mahdollisuus täydelliseen floppiin on erittäin suuri. Mitä aikuiset ihmiset mahtavat olla mieltä siitä, että tulevat projektinjohtamisen valmennukseen, jossa joutuvat ”leikkimään” ja ”esittämään” jotain itselleen kuvitteellista roolia? Osallistujat kuitenkin heittäytyivät hienosti mukaan ja tekivät loistavat roolisuoritukset. Erityisesti, kun harjoiteltiin riskeille toimenpidesuunnitelman laatimista käytännössä, olivat erot näiden kahden ryhmän työstöjen tuotoksissa suuret. Ryhmä, joka esitti ”myyjää”, tunnisti pääasiassa pelkästään riskejä, jotka johtuvat asiakkaasta (ja joihin myyjällä ei juurikaan ole edes vaikutusmahdollisuuksia). Toinen ryhmä eli ”asiakas” taas löysi pienimmätkin riskit toimittajassa. Merkittäviä riskejä omaan toimintaan ja tekemiseen liittyen jäi molemmilta ryhmiltä tunnistamatta, vaikka riskitekijöitä oli kuvauksiin runsain mitoin viljelty.

Tämä oli itselleni erittäin silmiä avaava kokemus projektinjohtamisesta. Valmennuksessa kyse oli keksittyjen henkilöhahmojen esittämisestä, mutta välittömästi roolien jaon jälkeen samoja projektin päämääriä tavoittelevat fiksut ihmiset alkoivat kaivaa juoksuhautaa ostajan ja toimittajan välille. Omien asiakkaideni kanssa olen tämän vastakkainasettelun nähnyt usein, mutta asenteellisuus on aina pohjautunut konkreettisiin käytännön kokemuksiin. Jostain syystä meissä kuitenkin on ilmeisesti sisäänrakennettuna epäluottamus muihin ja tämä epäluottamus kasvaa sitä mukaa, mitä kauempana organisatorisesti olemme toisistamme.

Projektien onnistuminen kuitenkin perustuu siihen, että kaikki projektiin osallistuvat tekevät yhdessä töitä. Mieluiten vielä toisiinsa luottaen ja hyvää yhteishenkeä rakentaen. Projektin toteutuksen tavoitteet ovat kuitenkin kaikille pääosin yhteiset. Organisaatiorajat ylittävissä projekteissa kannattaisikin siis kaivaa se hirsi pois omasta silmästä ja laittaa oma projektityöskentely ensin kuntoon. Panostetaan jatkossa hyvään projektinjohtamiseen, aitoon yhteistyöhön ja kommunikaatioon sen sijaan, että jälkikäteen etsitään syyllisiä väärinkäsityksille ja heilutellaan toimittajille sopimusten sanktiopykäliä tai rahastetaan asiakkaita CR:ien avulla.

Palaa otsikoihin | 1 Kommentti | Kommentoi