Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

28.11.2017 10.42

Opettele huippufasilitaattoriksi – parannat sekä omia että muiden työpäiviä!

Hanna Andersson

Oletko koskaan ollut projektissa, jossa ei pidetty palavereja? Niinpä. Palavereissa ja workshopeissa muodostamme yhteisen käsityksen projektin tavoitteista ja lyömme viisaat päämme yhteen tavoitteisiin pääsemiseksi. Kokoonnumme tekemään asioita yhdessä saadaksemme aikaan enemmän ja parempaa jälkeä, kuin jos puurtaisimme jokainen omassa nurkassamme.

Ikävä kyllä palaverit eivät aina ole hyvin suunniteltuja, saati johdettuja. Silloin osallistujat pitävät niitä ajanhukkana, joissa ei saada mitään aikaiseksi.

Haluaisitko tehdä tyhjäkäyntipalavereista lopun? Opettele hyväksi fasilitaattoriksi! Sinä voit olla se, joka saa porukan innostumaan ja tekemään fokusoidusti töitä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Saat osallistujat kokemaan ajankäyttönsä ja panoksensa merkityksellisiksi. Aikaansaaminen on energisoivaa!

Jos olet projektipäällikkö ja fasilitoit oman projektitiimisi kokoukset hyvin, saat samalla omaan työhösi tehoa ja tekemisen meininkiä, kun asiat etenevät ja tuloksia syntyy. 

Tehtäväsi on luoda aikaansaamista ja onnistumista

Blogi_fasilitointiTiesitkö, että fasilitointi tarkoittaa kirjaimellisesti helpottamista? Fasilitoinnissa ei ole kyse tiedottamisesta, ohjeistamisesta eikä varsinkaan sanelemisesta. Sitä ei myöskään tehdä siksi, että palaverissa olisi kivempaa (vaikka niinkin saattaa hyvin käydä, kun ihmiset eivät ole turhautuneita). Fasilitoimisen idea on

1) suunnata osallistujien fokus palaverin tai workshopin tavoitteeseen ja

2) auttaa heitä saavuttamaan määrätty tavoite tai saamaan aikaiseksi tietty tuotos.

Olitpa sitten projektipäällikkö tai muusta syystä fasilitaattorin roolissa, ajattele siis itseäsi mahdollistajana, helpottajana ja neuvojana. Fasilitaattori on avainroolissa erityisesti muutostilanteisiin liittyvissä palavereissa, kun aihe herättää suuria tunteita ja ehkä ristiriitoja, sekä silloin, kun luodaan jotain uutta ja merkittävää. Toisin sanoen organisaation toiminnan mielenkiintoisimpina hetkinä, niin hyvässä kuin huonossa!


Valmistaudu huolella, saat enemmän irti

Fasilitaattorina et voi vain pyyhältää takki auki paikalle palaverin alkaessa –  etkä itse asiassa halua muidenkaan tekevän niin. Valmistaudu siis itse etukäteen, ja kannusta osallistujiakin valmistautumaan:

  • Määrittele palaverin/workshopin tavoitteet
  • Muotoile tavoitteet suunnitelmaksi niiden saavuttamiseksi, eli agendaksi
  • Viesti osallistujille ennakkoon; kerro, miten toivot heidän valmistautuvan 
  • Varaa mukaan ainakin fläppipaperia, liimalappuja, tusseja ja maalarinteippiä. (Kyllä, perinteisillä välineillä pääset pitkälle!)
  • Jos kyseessä on virtuaalikokous, varmista tekniset yksityiskohdat ja suunnittele virtuaaliseen yhteistyöhön sopivat menetelmät
  • Varmista, että oikeat henkilöt osallistuvat ja ettei heitä ole liikaa.

Itse tilaisuudessa, sovella erilaisia fasilitointimenetelmiä ja työkaluja prosessin ohjaamiseen tavoitteita kohti:

  • Luo aktiiviseen osallistumiseen innostava ja kannustava ilmapiiri
  • Osallista kaikkia, varmista että kaikki saavat äänensä kuuluviin
Tänne olen koonnut listan joistakin yleisimmistä fasilitointimenetelmistä.


Ja vielä tilaisuuden jälkeen:

  • Jaa palaverin/workshopin tulokset ja kerro seuraavista vaiheista
  • Kerää palautetta palaverikäytäntöjen ja työtapojen kehittämiseksi.

Ihan läpihuutojuttu fasilitointitehtävä ei siis ole – mutta tuloksena on paremmat palaverit, tyytyväisemmät osallistujat ja ennen kaikkea enemmän tavoitteen mukaisia tuloksia.

Kiinnostuitko? Oletko kenties jo toiminut fasilitaattorina? Täällä voit testata fasilitointitaitosi ja saada hyviä vinkkejä. Grape People Finland Oy:n kanssa järjestämme kevättalvella myös kahden päivän fasilitointivalmennuksen projektipäälliköille ja muille projektien ryhmätilanteista vastaaville. Siellä opit käytännön menetelmiä niin live- kuin virtuaalikokousten tehokkaaseen fasilitoimiseen!






Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi