Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

11.9.2013 9.14

Projektibyrokratiaa

Annika Ojanen

Ongelmia projektien johtamisen sujuvuudessa? Onko projektipäälliköt jätetty oman onnensa nojaan ja yksin projektiensa kanssa? Näihin ongelmiin lääkkeenä on projektibyrokratian lisääminen!

Törmään projektinjohtamiseen liittyvässä keskustelussa usein termiin ”projektibyrokratia”. Tavallisimmin kyseistä termiä käytetään lauseessa tyyliin ”tämä projektimalli kyllä lisää projektibyrokratiaa”. Tämänkaltaiset lausahdukset saavat omat niskakarvani nousemaan pystyyn, koska kymmenvuotisen projektipäällikköurani aikana en koskaan kokenut, että yrityksen projektinjohtamismalli olisi aiheuttanut minulle projektipäällikkönä jotain ylimääräistä työtä tai jotain muuta negatiivista ja välttelyn arvoista.

Tässä yhteydessä joudun paljastamaan oman sivistymättömyyteni. En nimittäin ikinä ole selvittänyt, mitä sana byrokratia varsinaisesti merkitsee. Olen vain tyytynyt päähäni muodostuneeseen olettamukseen, että jotain ikävää ja raskastahan sen on oltava. Itse asiassa sanan byrokratia on vapaassa tietosanakirjassa määritelty tarkoittavan ”organisaatioita, toimenpiteitä, protokollia ja sääntelyä, joilla jotakin toimintaa määrätään ja suoritetaan”.

Edellisen määritelmän perusteellahan voisimme alkaa suoraan kutsumaan organisaatioiden projektinjohtamismalleja projektibyrokratiaksi sanan positiivisessa merkityksessä! Mallissa kerrotaan, miten projekteina toteutettava toiminta organisoidaan, miten toimintaa johdetaan ja minkälaisia toimenpiteitä tämän lajin toiminta onnistuakseen vaatii. Melkoinen yllätys huomata, että negatiiviseksi mieltämäni termi tarkoittaakin varsinaisesti sähläyksen ja tyhjästä nyhjäisemisen välttämistä.

Useimmille projektipäälliköille lienee kuitenkin tuttua tunne siitä, että kyseisessä roolissa toimiessaan joutuu tekemään paljon sellaista hallinnollista työtä, josta ei koe itse tai oman projektinsa hyötyvän. Mitä siis oikeastaan on kaikki se johtamiseen ja hallinnolliseen työhön liittyvä tekeminen, jonka projekteissa koemme negatiiviseksi ja hyödyttömäksi? Ja mistä tulee tämä projektin edistymisen ja onnistumisen kannalta ”ylimääräinen” työ? Sivistettyäni juuri itseäni en enää voi kutsua sitä ”projektibyrokratiaksi” ja osuvamman termin löytämiseksi pitänee ensin löytää vastaukset edellä oleviin kysymyksiin.

Omassa ammatissani tulee myös jatkuvasti muistutettua ihmisiä siitä, miten paljon sekaannusta ja väärinkäsityksiä voi aiheutua, mikäli projekteihin liittyvää sanastoa ei ole yhteisesti sovittu eikä se ole kaikkien tiedossa. Kommunikoidessamme toisten ihmisten kanssa usein oletamme, että jokainen meistä mieltää eri sanojen tai termien merkitykset ja sävyt samoin kuin itse ne miellämme. Miten usein todellisuudessa näemme sen vaivan, että varmistamme, olemmeko ymmärtäneet meille sanotun asian juuri siten, miten sanoja on sen tarkoittanut sen sijaan, että vain oletamme ymmärtävämme?

Termi ”projektibyrokratia” näyttääkin olevan jälleen hyvä esimerkki sanalliseen viestintään liittyvistä (enemmän tai vähemmän) vaarallisista olettamuksista. Miellämme sen automaattisesti negatiiviseksi asiaksi, jolloin tuskin vaivaudumme kysymään keskustelukumppaniltamme, mitä hän sillä oikeastaan tarkoittaakaan. Ja sivistynyt keskustelukumppanimme halusikin vain ilmaista, miten paljon häntä ilahduttaa se, että kun käsillä on työkokonaisuus, jonka sisältö on jotain uutta ja ainutkertaista eli usein myös vaikeasti hahmotettavaa, niin onneksi on sentään olemassa jotain tukea ja ohjeistusta, miten lähteä liikkeelle ja viedä tätä työkokonaisuutta menestyksekkäästi eteenpäin.

Annika Ojanen toimii Suomen Projekti-Instituutissa Projektijohtamisen konsulttina.


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi