Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

7.5.2018 8.39

Projektinjohtaminen viidessä virkkeessä

Mia Petäinen

Projekti on projekti, vaikka voissa paistaisi, on käytössä sitten ketterät tai perinteisemmät toteutusmallit. Esitän viisi universaalisti projektiin kuin projektiin pätevää totuutta:

1. Projekti

  • jolta puuttuu työaikaansa aktiivisesti projektin johtamiseen käyttävä omistaja,
  • jolta puuttuu hyötytavoitteet ja onnistumisen mittarit, tai
  • joka ei tietoisesti toteuta voimassaolevaa strategiaa,

pitäisi välittömästi lopettaa.

Projekti on aina riski-investointi. Omistaja vastaa siitä, että tehdään oikeita asioita ja että hyötytavoitteet saavutetaan. Jos siis jokin yllä mainituista ehdoista ei toteudu, projektiin ei pitäisi käyttää yhtään resursseja.

2.  Projektinjohtaminen perustuu etukäteen määriteltyihin hyöty- ja tuotostavoitteisiin sekä hyvin tehtyyn ositukseen. Sen jälkeen projektin johtaminen on riskien, muutosten ja resurssien hallintaa.

Projektit ja kaikki ns. ”normaalit työt” tappelevat samoista henkilöresursseista. Projektin omistaja ja ohjausryhmän jäsenet ovat vastuussa projektien resursoinnista, sillä projektipäälliköllä ei ole valtaa priorisoida ihmisten työaikaa. Resursointia taas on mahdollista tehdä realistisesti vain hyvin tehdyn osituksen pohjalta.

3.  Projektin menestyminen on suoraan riippuvainen siitä, miten hyvin tai huonosti siitä kommunikoidaan sekä niille, jotka vaikuttavat projektiin, että niille kaikille, joihin projektin tuotokset tulevat vaikuttamaan.

Projektilla saadaan aikaan tuotoksia, joilla on mahdollista saada aikaan haluttuja muutoksia. Omistajan vastuulla on muutosjohtaminen. Muutosjohtaminen on pitkälti viestimistä sidosryhmille, eli sen varmistamista, että tuotokset hyväksytään, tulevat käyttöön ja toimintatavat oikeasti muuttuvat. Muuten koko projekti jää pelkäksi kustannukseksi ja hukkainvestoinniksi.

4.  Projektinjohtamisen tehokkuus syntyy siitä, miten hyvin projektipäällikkö pystyy ennustamaan (tekemään projektissa tulevat asiat näkyväksi) ja omistaja sekä ohjausryhmä tekemään päätöksiä.

Projektilla on monta aloitusta, joihin liittyy niin ennustamista kuin päätöksiä:

  • Aloitetaan projektin valmistelut ja esiselvitykset, tehdään kustannus-hyötylaskelmat. Näihin tietoihin perustuen projektin omistajat voivat priorisoida projektit, joiden suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja rahaa.
  • Aloitetaan projektin toteutuksen suunnittelu, eli selvitetään mitä tarvitaan, jos projekti toteutetaan. Mikä olisi realistinen budjetti tai aikataulu? Mitä toteutusmenetelmiä kannattaa käyttää ja mitä osaamista tai kuinka paljon henkilöresursseja tarvitaan? Vasta projektisuunnitelmaan kootun tiedon varassa johto/projektien omistajat voivat laadukkaasti tehdä päätöksen siitä, mitkä projektit kannattaa toteuttaa.
  • Aloitetaan projektin toteutuksen johtaminen – joka on 90% :sti viestintää, osallistamista, kuuntelemista, kannustamista, neuvotteluja, muutosjohtamista sekä päätösten tekemistä.
  • Kun tuotokset ovat valmiina voidaan aloittaa projektin lopetusvaihe, joka päättyy omistajan hyväksymään loppuraporttiin ja päätökseen projektin lopettamisesta.

Ja lopuksi totuus, joka ei pidempiä perusteluja kaipaa:

5.  Jos projekti onnistuu, se on aina projektipäällikön ja projektiryhmän jäsenten ansiota. Jos projekti epäonnistuu tai ei saavuta hyötytavoitteitaan, se on aina omistajan ja ohjausryhmän vastuulla!


Kehitysjohtaja Mia Petäinen on toiminut Suomen Projekti-Instituutti Oy:n valmentajana ja konsulttina 13 vuoden ajan.



Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi