Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

10.12.2015 9.55

Projektisalkun haltia

Annika Ojanen

Miten organisaatiossanne on organisoitu projekteina toteutettavien töiden muodostaman kokonaisuuden seuranta ja johtaminen? Onko teidänkin organisaatiossanne töissä oma projektisalkun haltia? Tavoitellaanko projektisalkun haltian nimeämisellä esimerkiksi sitä, että projektien tarvitsemien henkilöresurssien osalta päästään eroon resurssikonflikteista? Oletteko te onnistuneet saamaan tehtävään hyvän haltian?

Useimmissa yrityksissä ja organisaatioissa, joissa kehitystyöt tavataan organisoida projekteiksi, on käytössä myös projektisalkku. Projektisalkun johtamiseen liittyvät toimintatavat sen sijaan vaihtelevat yllättävän paljon organisaatioittain. Joissakin organisaatioissa projektisalkkua käytetään ainoastaan listauksena kaikista käynnissä olevista projekteista ilman, että projekteista kerätään suunniteltujen aikataulujen ja kustannusten lisäksi myös edistymistietoa puhumattakaan, että edistymistietojen perusteella organisaation johto tekisi johtamistoimenpiteitä uusien käynnistettäväksi ehdotettavien projektien osalta. Vaikka projektisalkkujen johtamistapoja on useita, on useimmissa organisaatioissa kuitenkin nimetty yksi tai useampi henkilö vastuulliseksi projektisalkun tietojen keräämiseen ja ylläpitämiseen.

Tämä henkilö on se, joka säännöllisesti piinaa projektipäälliköitä ja patistelee heitä antamaan projektisalkkuun tarvittavat tiedot, päivittää saamansa datan Projektisalkku.xlxs –tiedostoon ja jää odottelemaan seuraavaa päivityskierrosta. Itse olen alkanut kutsua näitä henkilöitä projektisalkun haltioiksi. He tekevät parhaansa, vaikka puolet projektipäälliköistä liukenee aina paikalta heidän saapuessaan. Sinnikkäästi he jahtaavat tietoja uusista käynnistetyistä projekteista, joita heidän organisaatiossaan putkahtelee ilmoille kuin sieniä sateella. Työtunteja laskematta he pyrkivät selvittämään, ovatko puoli vuotta lopetusvaiheessa olleet projektit jo vihdoin saatu päätökseen vai ei. Työtuntien laskeminen toki onkin turhaa, koska projektisalkun haltian pesti on pääsääntöisesti otona eli oman toimen ohella tehtävää salapoliisityötä.

Projektisalkun haltioiden organisaatioissa on jatkuva pula henkilöresursseista ja talon tavan mukaisesti se projektipäällikkö, jolla on kovin ääni, saa tarvitsemansa resurssit projektiinsa ja muut projektipäälliköt jäävät kahvihuoneeseen valittamaan, kun oma projekti ei etene. Projektisalkun haltia saattaa olla velvoitettu myös esittelemään projektisalkun tilannetta johtoryhmän kokouksissa. Johtoryhmän jäsenet seuraavat tarkasti eri projekteista liikennevaloin esitettyä tilannetietoa tietämättä kuitenkaan sitä, että organisaatiossa on vallalla tapa käyttää punaista valoa vain äärimmäisissä hätätilanteissa, koska punaisen valon koetaan olevan merkki projektipäällikön epäonnistumisesta.

Tässä projektipäälliköiden ja johtoryhmän ristitulessa projektisalkun haltia koittaa kaikin mahdollisin voimin heilutella taikasauvaansa, jotta hän pystyisi koostamaan organisaation johdolle riittävästi tietoa päätöksenteon pohjaksi. Projektisalkun haltian onneksi johtoryhmän kokouksista ei kuitenkaan koskaan varata alusta aikaa organisaatiossa projekteiksi organisoidun työn ja henkilöresurssien johtamiselle, joten useimmiten käykin niin, että koko projektisalkun käsittely jää tekemättä.

Vuoden mittaan projektisalkun haltialle kertyy näistä oto-hommista riittävästi saldotunteja, jotta hän voi aina joulun lähestyessä matkustaa Korvatunturille tapaamaan ystäväänsä Joulupukkia yhdessä hammaskeijun kanssa. 


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi