Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

12.12.2017 6.30

Projektisuunnitelma - kuinka välttää sudenkuopat?

Juuso Äikäs

Projektisuunnitelma on projektipäällikön tärkein työväline. Siinä on dokumentoituna koko projektin askelmerkit, projektin tavoitteet ja kuinka niihin päästään? Mutta kuinka projektisuunnitelma oikein syntyy? Tässä kirjoituksessa kerron oman kokemukseni kautta onnistuneista projektisuunnitteluistani.

Varaa projektisuunnitteluun aikaa

Projektisuunnitelma ei synny yhdessä yössä. Varaa siis siihen aikaa paitsi omasta myös kollegoiden kalenterista. Huomaa myös että ketterän toteutusmallin käyttö muuttaa suunnittelun luonnetta verrattuna suunnitteluperusteiseen projektiin. Ketterän projektin suunnittelusta kannattaa lukea kollegani Annika Oinosen blogikirjoitus.

Suunnittele suunnittelu

Kun projektiehdotus on on hyväksytty, on aika suunnitella miten projekti suunnitellaan. Projektin suunnittelu on siis eri asia kuin projektisuunnitelman kirjoittaminen. Sinun on mietittävä mitä toteutusmalleja mahdollisesti tarvitaan, ketkä ovat kriittiset resurssit, keitä ylipäänsä tarvitaan projektin suorittamiseen.

Älä suunnittele yksin

Tähän on varmastikin sortunut yksi jos toinenkin projektipäällikkö. Projektin toteuttaminen on aina ryhmätyötä, joten yksin suunnittelu harvoin onnistuu. On siis ensiarvoisen tärkeää, että saat projektin sidosryhmät yhteisen pöydän (tai telekonferenssin) ääreen. Tämän takia myös sidosryhmä analyysi pitää tehdä jo projektin asettamisvaiheessa.

Suunnittele projektin sisäinen ja ulkoinen viestintä

Vanha viidakon sanonta kuuluu:"Projektinjohtaminen on viestintää, viestintää ja viestintää." Projektissa on aina kahdenlaista viestintää: Johtamisviestintää, jonka tarkoituksena on viestiä projektin tilaa ja tarvittaessa hälyttää osallisia toimimaan sekä sidosryhmäviestintää, joka on projektin onnistumisen kannalta ensiarvoista. Alla olevassa kuvassa on listattu näiden kahden viestintätavan eroja.
JohtamisviestintäVSSidosryhmäviestintä











Huolehdi että projektinomistaja ja ohjausryhmä ovat kiinnostuneita projektistasi

Projektia ei koskaan tehdä vain tekemisen ilosta, vaan sen lopputuloksesta täytyy olla hyötyä tai iloa jollekulle taholle. Tämä taho on, tai ainakin sitä edustaa, projektin omistaja. Jos et saa häneltä aikaa projektisuunnitelman läpikäymiseksi, niin ilmoita että projekti odottaa siihen asti kun tavataan.
Toinen tärkeä ja tyypillisesti haastava taho on ohjausryhmä. Heidän tehtävänsä on huolehtia projektin resursseita ja muista onnistumisen edellytyksistä. Omistaja pystyy usein vaikuttamaan ohjausryhmän kokoonpanoon, joten kehoitan keskittymään projektinomistajan kanssa keskusteluun.


Lopuksi

Kun tehtävistä, aikatauluista, kustannuksista ja resursseista on päästy yksimielisyyteen on mielestäni vielä kaksi huomioon otettavaa seikkaa: 
  • Mihin kohtaan projektia nk. Milestonet eli tarkistuspisteet pitäisi sijoittaa, jotta ne mahdollisimman yksiselitteisesti osoittaisivat projektin etenemisen ja
  • Mistä tiedämme että projekti on saavuttanut tuotostavoitteensa? Liian usein käy niin, että projektista tuleekin prosessi, koska projektia ei saatukaan lopetettua.
Jos Sinua kiinnostaa oppia syvemmin projektin suunnittelua ja siihen liittyviä menetelmiä, suosittelen kurssejamme "Projektityön perusteet" ja "Syventävä projektipäällikkövalmennus", molemmat löytyvät koulutuskalenteristamme. Lisäksi kannattaa ehdottomasti tutustua uutuuteemme ”Fasilitointi projektityössä”.



Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi