Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

12.9.2017 9.15

Vinkit parempaan projektisuunnitteluun

Hanna Andersson

Kun projekti on päätetty toteuttaa, alkaa projektin suunnitteluvaihe. Suunnitelman laatimiseen kannattaa satsata aikaa ja ajatusta, jotta kaikki oleellinen tulee otettua huomioon ja suunnitelmasta tulee realistinen. Tällöin projektin edellytykset onnistua ajallaan ja budjetin puitteissa ovat paremmat, korjausliikkeitä tarvitaan vähemmän, ja sinä pääset loistamaan ammattitaitoisena projektipäällikkönä!

Ennen kuin ryhdyt itse suunnittelutyöhön, malta siis suunnitella, miten aiot suunnitella. Kuulostaako liiaksi metatason hommalta? Oikeastaan kyse on vain valmistautumisesta, kuten valmistautuisit mihin tahansa muuhunkin tärkeään työvaiheeseen, tilaisuuteen tai vaikka lomamatkaan.  Avataanpa asiaa.

Suunnitteluprosessi

Arvioi suunnitteluprosessiasi aiempien kokemustesi perusteella. Mikä toimii, mikä ei? Älä toista vanhoja virheitä.

  • Varaa suunnitteluun aikaa, jottet joudu hosumaan. (Aika)paineen alla on vaikea pitää kaikki suunnittelun liikkuvat osat hallinnassa. Tärkeitä asioita jää huomaamatta, tai saatat jopa tietoisesti jättää ne huomioimatta, koska et kerta kaikkiaan ehdi. Se kostautuu myöhemmin.
  • Mieti valmiiksi, minkälaisia esteitä tai hidasteita projektin suunnittelun aikana saattaa tulla eteen. Liittyykö siihen esimerkiksi moniportaisia hyväksymiskäytäntöjä tai muuta byrokratiaa? Jos et voi vaikuttaa organisaatiosi päätöksentekoprosessiin, selvitä kuitenkin sujuvin reitti byrokratiaviidakon halki, ja varaa siihenkin riittävästi aikaa.

Ihmiset

Nyt kun olet varannut projektin suunnittelulle aikaa, et myöskään joudu pusertamaan suunnitelmaa yötä myöten yksin, vaan voit osallistaa muita tuomaan suunnitteluun ideoitaan ja osaamistaan. 

  • Keitä tiimiisi kuuluu? Ketkä ovat kokeneita, luovia, tarkkoja, sanavalmiita, pitkäjänteisiä? Yritä bongata jokaisen tiimin jäsenen vahvuudet (ja haasteet), ja jaa suunnittelutyö niin, että jokainen saa olla parhaimmillaan. Tiedätkö muuten, mikä oma johtamistyylisi on? Tee johtamistyylin pikakartoitus vaikka saman tien!
  • Sopikaa rooleista ja vastuista; ihmiset työskentelevät tehokkaammin tietäessään, mistä he ovat vastuussa. Työn etenemistä on myös helpompi seurata ja arvioida, kun vastuualueista on sovittu etukäteen.

  • Varmista kuitenkin ensin, että teillä on projektista ja sen tavoitteista selkeä, yhteinen visio. Pyri havainnoillistamaan ja yksinkertaistamaan mahdollisimman paljon.

  • Kommunikoikaa riittävästi suunnittelutyön aikana, ja työskennelkää myös ryhmänä. Tiedon ja ajatusten jakamista tukevat erilaiset työvälineet.

Työvälineet

Työvälineisiin voidaan lukea niin ohjelmistot, erilaiset dokumenttipohjat kuin ryhmätyön fasilitointityökalutkin.
  • Onko teillä toimintaanne parhaiten soveltuvat ohjelmistot,  ja osaatteko käyttää niitä? Ohjelmistoja on moneen lähtöön ja tarpeeseen; parhaimmassa tapauksessa ohjelmisto muun muassa integroituu muihin järjestelmiin, ja tietojen tuominen ohjelmistoon sekä niiden vieminen sieltä ulos onnistuu helposti.

  • Valmiit projektin suunnittelu- ja dokumentointipohjat helpottavat työtä ja varmistavat, että kaikki oleelliset asiat tulee käsiteltyä riittävällä tasolla. Se tukee projektitoimintaa laajemminkin: projektien vertailua keskenään projektisalkun tai resurssien hallinnan kannalta on mahdollista tehdä tehokkaasti vain, jos kaikista projekteista tuotetaan yhtenäistä tietoa.

  • Ryhmätyössä apuvälineenä toimivat esimerkiksi vanhat kunnon post it -laput ja mindmapit. Monessa organisaatiossa on toki jo totuttu sähköistenkin ryhmätyövälineiden käyttöön. Muista kuitenkin, että sähköistäminen ja digitalisointi helposti etäännyttää ihmisiä toisistaan. Erityisesti liimalappujen avulla saa hyvin aktivoitua koko suunnittelutiimin, kun kaikki ohjataan kirjaamaan vaikkapa projektin tuotoksia, niiden tärkeimpiä ominaisuuksia tai projektin työvaiheita. Lappuja on helppo ryhmitellä ja siirrellä. 

Projektimaailmassa hyvin suunniteltu ei ehkä vielä ole ihan puoliksi tehty, mutta hyvä projektisuunnitelma tukee ja ohjaa toteutusvaiheen työtä ja auttaa reagoimaan yllätyksiin ja poikkeamiin hallitusti. Mitkä ovat sinun vinkkisi projektisuunnitteluun? Mitä ryhmätyömenetelmiä tai työvälineitä suosittelet?

Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi