Kieli Valikko
jättiläiskuva_blogi

Projekti-Instituutin blogi

31.3.2010 13.02

Voiko projektipäällikkö ulkoistaa osan duunistansa?

Lassi Lindblom

Monet projektit menevät myttyyn sen takia, että joku projektinhallinnan tärkeä osa-alue jää hoitamatta. Erityisesti tämä taitaa koskea tilannetta, jossa projektipäällikkö on projektipäällikkö oman toimensa ohella. Tai sitten hänellä on (liian) monta samanaikaista projektia meneillään.

Voisiko projektipäällikön työtä helpottaa delegoimalla osan projektinhallinnan tehtävistä? Usein tietysti projekti jaetaan osa- tai aliprojekteihin, joilla on omat vastuuhenkilönsä. Mielestäni kannattaisi lisäksi harkita myös tiettyjen, määrämuotoisten ja rutiininomaisten projektinhallinnan tehtävien delegoimista tai jopa ulkoistamista.

Olen tullut siihen tulokseen, että projektipäällikön apuna voisi toimia henkilö, joka vastaisi tai avustaisi projektin aikataulun-, resurssien ja kustannusten hallinnassa. Monissa perinteisissä projektiympäristöissä tällainen rooli on itsestäänselvyys osana normaalia projektiorganisaatioita. Roolia kutsutaan esimerkiksi nimillä aikatauluinsinööri, projekti-insinööri, project analyst, project planner, project controller.

Rakennus- ja investointiprojekteissa tällainen rooli kuuluu siis normaalin, vähänkin suuremman projektin organisaatioon. Entä sitten pienemmät projektit, yrityksen toiminnan kehitysprojektit, ohjelmistojen käyttöönotot ja vaikka pienimuotoiset tuotekehitysprojektit? Näissäkin tapauksissa tämän roolin voisi ulkoistaa taholle, jolla olisi hyvä menetelmäosaaminen projektinhallinnan tylsistä, mutta niin tarpeellisista osa-alueista: aikatauluista, kustannuksista ja resurssoinnista. Suomeksi sanottuna: arkipäivän hallinnollisista rutiineista.

Näin projektipäällikkö voisi käyttää oman rajallisen aikansa projektitiimin johtamiseen, viestintään, riskienhallintaan, ja laadunhallintaan. Luulenpa, että näin voisi säästyä myös rahaa, sillä rutiinien hoitamiseen voisi käyttää hieman kevyemmällä kokemuksella varustettua henkilöä, joka kuitenkin osaisi menetelmäpuolen kuin omat taskunsa. Mikäli aikataulun-hallintaan liittyy vielä jokin tukiohjelmisto, olisi tällaisesta asiantuntijasta vielä enemmän hyötyä.

Käytännön tapa ottaa tällainen ulkoinen resurssi mukaan projektiin olisi esimerkiksi toistuvat projektin seuranta- ja suunnittelukokoukset, jossa projektipäällikkö kävisi tilanteen läpi tämän projektianalystin kanssa. Toki analysti voisi osallistua myös säännöllisiin projektikokouksiin. Uskon siis, että organisaatioissa, jotka eivät myy projekteja, vaan projektit ovat yleensä oman toimen ohella tehtäviä ”ylimääräisiä” – mutta silti tärkeitä –  kehitysponnistuksia, kannattaisi miettiä mahdollisuutta ulkoistaa projektien aikataulun-, resussien- ja kustannustenhallinta luotettavalle taholle.

Seuraava ajatus onkin, miksei saman tien voisi ulkoistaa myös projektisalkunhallinnan rutiininomaisia osuuksia?

Kirjoittaja Lassi Lindblom toimii projektinjohtamisen konsulttina Projekti-Instituutissa


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi