Kieli Valikko

Projektijohtamisen sanastoa


Tässä esimerkinomaisesti joitakin projektijohtamiseen liittyviä termejä ja niiden määritelmiä. 

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PM BOK)

 A Guide to the Project Management Body of Knowledge eli PMBOK on projektijohtamisen kansainvälisen järjestön Project Management Instituten (PMI:n) julkaisema, standardin asemassa oleva projektijohtamisen yleisteos, joka kuvaa projektijohtamisen prosessit ja tarjoaa yleisiä ohjeita projektin organisoimiseksi ja johtamiseksi. Teoksen ensimmäinen painos on vuodelta 1981.

Edistymisraportti

Edistymisraportti on dokumentti, joka kuvaa projektin toteutusvaiheen aikana projektin kokonaistilanteen projektisuunnitelmassa määriteltyihin tavoitteisiin nähden. Sisältää myös ennusteita ja arvioita tulevasta kehityksestä sekä mahdollisia ehdotuksia korjaaviksi toimenpiteiksi.

Hanke

Hanke-termin käyttö ei ole vakiintunut vaan viittaa eri organisaatioissa eri asioihin, mikä aiheuttaa helposti väärinymmärryksiä. Hanke voi olla synonyymi sanalle projekti tai "iso projekti". Joissain organisaatioissa se tarkoittaa suurta kehitysohjelmaa tai aietta, mahdollista tulevaa projektia. Joskus taas hanke-sanaa käytetään pienistä, projektimaisista toimeksiannoista.

Investointiprojekti

Investointiprojektin käyttö terminä ei ole yksiselitteisesti vakiintunut. Sillä voidaan viitata:

- projektiin, jonka tarkoituksena on toteuttaa yrityksen omaan liiketoimintaan liittyvä investointi (Artto ja kumpp. 2006).

-    sisällöltään tietyn tyyppiseen, yleensä suureen projektiin, kuten uuden tuotantolaitoksen tai muun fasiliteetin rakentamiseen.

-    ylipäätään kirjanpidossa investoinniksi merkittävään kustannukseen (vrt. kulut)

IPMA (International Project Management Association)

IPMA on kansainvälinen projektinhallinnan yhdistys. Se edistää projekinhallinnan ja projektitoiminnan osaamista maailmanlaajuisesti, järjestää syventävää koulutusta ja sertifioi projektipäälliköitä.

Suomen Projektiyhdistys on IPMA:n jäsenyhdistys.

IPMA Competence Baseline

IPMA Competence Baseline on yleinen projektiosaamisen viitekehys, joka jakaa projektin johdon pätevyysalueet 3 ryhmään: tekninen, käyttäytyminen ja toteutusympäristö. Näille pätevyysalueille määriteltiin yhteensä neljäkymmentäkuusi elementtiä kuvaamaan projektipäällikön pätevyyttä. 

Jana-aikataulu (Gantt-kaavio)

Jana-aikataulu on yleisin aikataulun esitysmuoto. Jana-aikataulun runkona on projektin tehtävälista. Kullekin projektin tehtävälle kuvataan aikataulu janana, siten että janan pituus ja sijainti määrittää ja kuvaa tehtävän kalenterikeston. Jana-aikataulussa on hyvä esittää tehtävien riippuvuudet ja mahdolliset kriittiset polut sekä tehtävien väliin jätettävät pelivarat.

Kehitysprojekti

Kehitysprojekteilla (erotuksena toimitusprojekteista) viitataan organisaation sisäisiin projekteihin, joiden avulla kehitetään organisaation toimintaa ja tätä kautta investoidaan organisaation tulevaisuuteen. Kehitysprojekteja ovat esimerkiksi tuotekehitysprojektit, toimintaprosessien kehitysprojektit ja sisäisten tietojärjestelmien kehitysprojektit.

Kriittinen polku

Kriittinen polku muodostuu aikataulullisesti toisistaan riippuvista projektin tehtävistä, jotka määrittelevät projektin lyhimmän mahdollisen keston. Jos kriittisellä polulla oleva tehtävä viivästyy, viivästyy koko projekti.

Kypsyystaso

Kypsyystasojen kautta arvioidaan organisaatioiden prosessien kyvykkyyttä. Yksi kansainvälistä näkyvyyttä saanut kypsyystasomalli on Capability Maturity Model CMM ja sen uudempi versio Capability Maturity Model Integration (CMMI). Suomen Projekti-Instituutti Oy on kehittänyt oman projektikulttuurin kypsyystasomallin, joka mittaa laajasti organisaation projektikulttuurin kypsyyttä. (Ks. Infocus).

Liiketoimintatarkastelu (Business case)

Liiketoimintatarkastelu eli business case määrittelee projektin liiketoiminnallisen perustelun. Liiketoimintatarkastelu tehdään projektin valmisteluvaiheessa ja tyypillisesti sitä tarkennetaan suunnitteluvaiheen aikana. Liiketoimintatarkastelu kattaa ainakin arvion projektin ulkoisista kustannuksista, sisäisen työn kustannuksista, oletetuista hyödyistä ja projektin riskeistä. Liiketoimintatarkastelu toimii projektin jälkiarvioinnin vertailukohtana.

Linjatyö

Linjatyöksi luetaan kaikki sellainen työ, jota ei voida katsoa kuuluvaksi projektityön piiriin (esim. hallinnolliset työt, prosessityöt) ja joka on useissa organisaatioissa ns. toimenkuvaan kuuluvaa perustyötä. Projekteihin osallistuvien henkilöiden kokonaistyöajassa on huomioitava sekä projektityö että linjatyö.

Loppuraportti

Loppuraportti on projektin lopetusvaiheessa laadittava yhteenvetoraportti. Loppuraportin dokumentoi projektipäällikkö yhdessä projektiryhmän kanssa. Se on yhteenveto projektin onnistumisesta, kokemuksista ja projektissa opituista asioista. Loppuraportti hyväksytään projektin lopetuspäätöksen yhteydessä.

Läpimenoaika

Läpimenoaika terminä juontaa juurensa tuotannonohjaukseen. Myös organisaation projektisalkulla voidaan ajatella olevan tietty keskimääräinen kehitysprojektien läpimenoaika. Mitä paremmin projektisalkunhallinta toimii, sitä lyhyempi on kehitysponnistusten läpimenoaika ja sitä nopeammin organisaation strategia toteutuu ja sitä ketterämmin organisaatio pystyy toimimaan.

Ohjausryhmä

Ohjausryhmä on projektin omistajan johtama ryhmä, jota voidaan ajatella ikään kuin projektin hallituksena. Ohjausryhmän päätehtävänä on luoda onnistumisen mahdollisuudet projektille mm. varmistamalla riittävät resurssit projektin käyttöön.

Ohjelma

Ohjelma on useasta projektista ja mahdollisista muista tehtävistä muodostuva kokonaisuus, jota johdetaan koordinoidusti ja jonka avulla tavoitellaan laajaa strategista päämäärää. Ohjelman kesto on tyypillisesti joitakin vuosia. Yksittäiseen projektiin verrattuna ohjelman johtamisessa korostuvat kokonaisuuden hallinta, sidosryhmien hallinta, muutosjohtaminen ja liiketoimintahyötyjen hallinta.

Osaprojekti (aliprojekti)

Projekti voidaan tarvittaessa jakaa osaprojekteihin. Jokaisella osaprojektilla on oma osaprojektipäällikkönsä, joka vastaa osaprojektin suunnittelusta, toteutuksesta ja raportoinnista koko projektin projektipäällikölle. 

Priorisointi

Projektisalkun tasolla tehtävä päätös siitä, mitkä projektit ja projekti-ideat ovat kaikkein tärkeimpiä ja toteutetaan ensimmäisenä  rajallisten resurssien puitteissa. Valinta riippuu siitä kuinka tärkeä tai kiireellinen projekti on verrattuna organisaation voimassa olevaan strategiaan ja muihin projekteihin.

Project Management Institute (PMI)

Project Management Institute (PMI) on vuonna 1969 USA:ssa perustettu projektijohtamisen yhdistys, joka palvelee projektijohtamisesta kiinnostuneita, mm. julkaisee alaan liittyvää tietoa, järjestää konferensseja ja tilaisuuksia ja sertifioi projektiammattilaisia. Teos ”A Guide to the Project Management Body of Knowledge” (PMBOK) on PMI:n julkaisema.

Projekti

Projekti on kertaluonteinen työ, joka tehdään ainutkertaisen tuotteen, palvelun tai tuloksen aikaansaamiseksi. Sen onnistumisesta vastaa projektiin erikseen nimetty omistaja ja ohjausryhmä ja sen toteutusta johtaa projektipäällikkö. Projektipäälliköllä on projektille nimetyt resurssit toteutusta varten. Projektilla on etukäteen määritellyt hyötytavoitteet, lopputulostavoitteet sekä aika- ja kustannustavoite.

Projektiehdotus (projekti-idea)

Projektiehdotus on sovitulla tavalla kuvattu, nykytilan kehittämiseen tähtäävä idea, jota mahdollisesti tullaan jatkossa käsittelemään projektitoiminnan sääntöjen mukaisesti. Mikäli projektiehdotuksen kuvaamalle idealle todetaan selkeä tarve, ja mikäli ehdotus menestyy projektiehdotusten keskinäisessä vertailussa, voidaan sen pohjalta asettaa projekti, jolloin projektiehdotuksen tiedoista laaditaan seuraavassa vaiheessa projektikuvaus.

Projektikulttuuri

Projektikulttuurilla tarkoitetaan organisaation yhteisiä prosesseja, käytäntöjä, projektimallia ja kieltä, jotka ovat käytössä sekä yksittäisten projektien että projektisalkun johtamisessa.

Projektikulttuurin osa-alueet ovat

-     Organisaation rakenteet, johtamiskäytännöt ja tuki

-     Projektijohtamisen menetelmät, prosessit ja työkalut

-     Henkilöstön projektiosaaminen

Projektikulttuuri etenee kypsyystasojen mukaan ja kehittäminen vaatii aikaa.

Projektikuvaus (asettamiskirje, toimeksianto)

Projektin valmisteluvaiheen aikana syntyvä kuvaus projekti-ideasta. Hyvän projektikuvauksen perusteella projekti-ideasta saa riittävän hyvän kuvan siitä, miksi projekti olisi hyvä käynnistää ja minkälaisia hyötyjä tavoitellaan. Projektikuvaus esittää myös karkeat raamit toteutuksen tavoitteille (ks. toteutuksen tavoitteet).

Projektikäsikirja

Projektikäsikirja on kooste organisaation itselleen laatimista, projektijohtamista koskevista ohjeista. Projektikäsikirja sisältää tyypillisesti ainakin kuvaukset projektitoiminnassa tarvittavista rooleista, niihin liittyvistä vastuista ja valtuuksista, projektin elinkaaren päätöksentekopisteistä sekä projektinjohtamisen dokumentaatiosta. 

Projektin asettaminen

Projektin asettamispäätös perustuu projekti-idean hyväksymiseen. Asettamisprosessin aikana täsmennetään projektille kirjallinen toimeksianto, jolla määritellään projektin tavoiteltavat liiketoimintahyödyt (päämäärä), tuotokset (konkreettiset aikaansaannokset) ja mittarit hyötytavoitteiden saavuttamiselle.

Projektin asettamisen myötä projekti asetetaan tärkeysjärjestykseen (priorisoidaan) ja sijoitetaan organisaation projektisalkkuun.

Projektin asettamisen tavoitteena on varmistaa yhteinen näkemys onnistumisen edellytyksistä ja siitä vastaa projektin liiketoimintaomistaja.

Projektin elinkaari

Projektilla on aina alku ja loppu, ja lisäksi projektin elinkaarella voidaan tunnistaa projektista toiseen toistuvia päävaiheita. Tyypilliset päävaiheet projektinjohtamisen tasolla ovat aloitus, suunnittelu, toteutus ja lopetus. Toteutustasolla projekti voi jakautua yksityiskohtaisempiin vaiheisiin projektityypin ja valitun toteutusmallin mukaisesti. 

Projektinhallinta

Projektinhallinta tarkoittaa resurssien (kuten työvoiman) organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla että projekti voidaan päättää suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena, aikataulun sekä budjetin mukaisesti.
(Lähde: Wikipedia).

Projektinhallinnan prosessit ovat: asettaminen, suunnittelu, toimeenpano ja seuranta sekä lopettaminen. Projektinhallinnan osa-alueita ovat: Projektin kokonaisuuden hallinta, laajuuden hallinta, ajan hallinta, laadun hallinta, kustannusten hallinta, resurssienhallinta, ihmisten johtaminen, viestinnän hallinta, riskienhallinta, hankintojen ja sopimusten hallinta.

Projektinjohtaminen (Hankejohtaminen, projektien vetäminen, projektihallinta)

Projektinjohtaminen on kokonaisprosessi, johon liittyy erilaisten tietojen, taitojen, työkalujen ja menetelmien soveltamista, jonka tuloksena projekti saadaan johdettua tavoitteen mukaiseen tulokseen. Projektinjohtaminen sisältää myös projektiryhmän jäsenten valvonnan ja projektin yleisten asioiden hallinnoinnin.

Projektinjohtamisen prosessi

Projektinjohtamisen prosessit ovat: asettaminen, suunnittelu, toteutuksen ohjaus ja lopetus, jotka ulottuvat läpi koko projektin elinkaaren. PMI’n PM BOK® käyttää projektinjohtamisen prosesseisseista nimitystä ”prosessiryhmä”.

Projektinjohtamisen prosessit asettuvat painotuksiltaan kronologiseen järjestykseen, mutta toteutuvat kuitenkin vahvasti limittäin.

Projektin omistaja

Projektin omistaja edustaa sitä tahoa (esim. organisaatiota tai liiketoimintaa), jolla on suurin motiivi projektin toteuttamiselle ja suurimmat liiketoiminnalliset hyötyodotukset projektilta. Projektin omistajalla on liiketoimintavastuu koko projektista. Hän määrittelee projektin hyötytavoitteet, hyväksyy projektisuunnitelman ja sitä koskevat mahdolliset muutokset ja tukee projektipäällikköä projektin onnistumiseksi.

Projektin ositus

Projektissa tehtävien töiden ja tuotosten ryhmittely ja osittaminen siten, että siitä muodostuu kuva koko projektin laajuudesta. 

Jokainen aleneva ositus- tai ryhmittelytaso muodostuu aina yksityiskohtaisemman määrittelyn töistä ja tehtävistä. Ositus on projektin suunnittelun ja seurannan selkäranka.

Projektimalli

Projektimalli-sanalla voi olla monta merkitystä:

-     projektien johtamismalli - menettelytapa, jolla organisaatio päättää, mitä projekteja toteutetaan, miten niitä johdetaan ja sinänsä toteuttaa strategiaansa (ks. ABC Projektimalli)

-     projektinhallintamalli, joka kuvaa konkreettisesti, miten projektit asetetaan, suunnitellaan, toimeenpannaan, seurataan ja lopetetaan.

-     projektien toteutusmalli, joka kuvaa konkreettisesti, kuinka tietyn tyyppisen (esim. talon rakentaminen, IT-järjestelmän rakentaminen, uuden tuotteen kehittäminen) projektin toteutus suoritetaan ja mitä tehtäviä siihen kuuluu.

Projektiohjelmisto

Ohjelmisto, jonka tavoitteena on helpottaa projektin hallintaa. Projektiohjelmistoja on hyvinkin erilaisia, joten ohjelmistoa valittaessa on tärkeä tunnistaa se, minkälaista apua ensisijassa ohjelmistolta toivotaan. Useat projektiohjelmistot tarjoavat tukea erityisesti yksittäisen projektin aikataulun, resurssien ja kustannusten hallintaan. Toisaalta osa projektiohjelmistoista on tarkoitettu nimenomaan projektin viestinnän hallintaan. Jotkut ohjelmistot on suunnattu lähinnä projektikokonaisuuden hallintaan, jolloin voidaankin puhua projektisalkunhallinnan ohjelmistosta.