Kieli Valikko

Projektiohjelmiston käyttöönotto

Projektijohtamisen ohjelmiston käyttöönotto on usein strategisen päätöksentekotason asia, ja tulee ajankohtaiseksi projektikulttuurin kypsyessä. Useasti järjestelmät ovat monipuolisia, mutta samalla myös monimutkaisia. On syytä selvittää, kykeneekö organisaatio suoraan ottamaan käyttöön monimutkaisen järjestelmän, ja minkälaisia tukitoimia järjestelmän käyttöönotto mahdollisesti vaatii. Luonnollisesti on tarpeen myös selvittää, mikä järjestelmä vastaa toiminnallisuuksiltaan parhaiten organisaation tarpeisiin. Sopivan ohjelmiston valinta onkin yksi tärkeimmistä vaiheista projektiohjelmiston käyttöönotossa.

Projektiohjelmiston käyttöönoton menestystekijät (*)


  • PPM järjestelmän business case
  • Projektitoiminnan kypsyystaso
  • Muutoksen johtaminen (organisaatiotasolla)
  • Osallistaminen vaatimusmäärittelyyn
  • Käyttöönoton vaiheistus
  • Valmennus ja mentorointi
  • Johdon aktiivinen tuki

Käyttöönoton eteneminen


Järjestelmän käyttöönotto on aina iso investointi. Otettaessa käyttöön monipuolisimpia järjestelmistä on kyseessä mittava rahallinen investointi, jota seuraa laaja käyttöönottoprojekti teknisine asennuksineen, toiminnallisine konfigurointeineen, käyttöohjeistuksineen sekä koulutuksineen. Vaikka nykyään yleistyvät pilvipalveluista saatavat järjestelmät saattavat vaikuttaa pieniltä investoinneilta ja teknisesti helpoilta ottaa käyttöön, on syytä muistaa, että näidenkin käyttötapa tulee aina suunnitella ja ohjeistaa sekä tämän lisäksi käyttäjät kouluttaa.

OhjelmistonKäyttöönotto

Nimeämme jokaiseen käyttöönottoprojektiin Projekti-Instituutin puolesta projektipäällikön, joka on asiakkaan apuna käyttöönottoprojektissa alusta aina go-liven jälkeiseen käyttäjille tarjottavaan tukeen ja valmennuksiin asti.


Käyttöönoton aikataulu


Mikäli mahdollista, järjestämme käyttöönottoworkshopit useamman päivän intensiivisprintteinä, joita on yhdessä käyttöönotossa tyypillisesti 2-3. Käyttöönoton laajuus määrittää tarvittavien sprinttien lukumäärän. Näin ollen tyypillinen käyttöönottoprojektin kesto vaihtelee 3-5 kuukauden välillä.

(*) Lähde: Francis D. Wega, Overcoming Common Pitfalls in EPM Systems Implementations, Beyond the Technical Execution, PM World Today - May 2007 (Vol. IX, Issue V)