Kieli Valikko
Projektiohjelmiston valinta

Projektiohjelmiston valinta

Mikä on meille paras projektinhallintaohjelmisto? Kaipaatko tukea valintaan? Ohjelmistoa valittaessa on tärkeää huomioida, mitä sillä on tarkoitus ratkaista, sekä mihin organisaation projektikulttuuri on valmis.


Tarpeet ja ratkaistavat ongelmat

Projektitoiminta ja sen tarpeet vaihtelevat eri yrityksissä. Lähtökohtana projektiohjelmiston valinnassa on luonnollisesti se, mikä on se tarve ja ne ongelmat, joihin haetaan ratkaisua. Haetaanko ohjelmistoa portfoliohallinnan tueksi varmistamaan ajantasainen listaus projekteista? Haetaanko ohjelmistoa tukemaan oikeiden projektien valintaa? Haetaanko ohjelmistoa luomaan kokonaiskuva organisaation osaamiskapasiteetista ja sen saatavuudesta eri aikoina? Haetaanko ohjelmistoa, joka tukee projektipäälliköiden työtä: projektin sisäistä viestintää tai projektin suunnittelua, seurantaa ja raportointia?
Vaiko haetaanko teillä kokonaisvaltaisempaa ratkaisua, joka ratkaisee kaiken edellämainitun?


Organisaation kyvykkyys ja kulttuuri

Tarpeiden lisäksi valinnassa ja sitä seuraavassa projektiohjelmiston käyttöönotossa on huomioitava organisaation projektikulttuuri ja sen kypsyys. Mitä paremmin valittu ohjelmisto on samalla tasolla käyttäjien osaamisen kanssa ja mitä paremmin se voidaan mukauttaa tukemaan käyttäjien jokapäiväistä työtä, sitä paremmin ohjelmisto myös saadaan organisaatiossa käyttöön. Kaikista huonoin investointi on ohjelmisto, jota kukaan ei käytä.


Miten SPI voi auttaa valinnassa?

SPI tarjoaa tukea valintaprosessiin asiakkaan tarpeesta riippuen esim. seuraavilla osa-alueilla:


  • Nykytilan kartoituksella saadaan kuva organisaation kyvykkyydestä ohjelmiston käyttöön liittyvillä osa-alueilla. Nykytilan ja tavoitetilan ero määrittää sen, kuinka suuresta harppauksesta esim. osaamisen päivittämisen suhteen ohjelmiston käyttöönotossa on kyse.

  • Käytössä olevat projektinhallinnan käytännöt ja prosessit on syytä kuvata ja laittaa kuntoon ennen ohjelmiston valintaa. Tämä luo hyvän pohjan ohjelmiston valinnalle ja käyttöönotolle. Toimivilla ja organisaation toimintaan sovitetuilla prosesseilla varmistetaan, että ohjelmisto luo aitoa hyötyä sen käyttäjille.

  • Asiakkaan tarpeen ja määriteltyjen käytäntöjen perusteella voidaan tukea ohjelmiston valintakriteerien laatimista. Kun valintakriteerit ovat alusta alkaen selkeät, myös valinta on systemaattisempi ja perustellumpi.

  • Voimme myös tukea asiakasta tutustumalla kartoitettaviin ohjelmistoihin (joko yhdessä asiakkaan kanssa tai itsenäisesti) ja laatimalla suosituksen valittavasta ohjelmistosta.

Projektiohjelmistojen tyypilliset toiminnalliset alueet
Kuva: Projektiohjelmistojen tyypilliset toiminnalliset alueet

Lue lisää: Projektiohjelmiston käyttöönotto