Kieli Valikko

Helsingin yliopisto

Projektimalli toimii pohjana projektisalkun käyttöönotolle

Helsingin yliopistossa toteutuu vuodessa tietotekniikkaan tai toiminnan kehittämiseen liittyvä projekti jos toinenkin. Projektitoiminnan kehittämisellä on organisaatiossa jo pitkät perinteet. Parisen vuotta sitten pintautui tarve siihen, että projektien johtamisen on kiinnityttävä tiiviimmin talon muuhun johtamiseen. Käyttöön halutaan myös yhteinen projektisalkku.

”Meillä on tehty projektitoiminnan kehittämistä noin 10 vuotta. Olemme järjestäneet henkilöstölle projektinhallintaan liittyvää koulutusta ja edistäneet yleisiä projektipäällikön taitoja”, kertoo hallintopalvelujohtaja Antti Savolainen Helsingin yliopiston yliopistopalveluista.

Savolaisen mukaan tämä ei pidemmän päälle kuitenkaan riittänyt, vaan esiin nousi selkeä tarve löytää yhtenäinen tapa johtaa projekteja. Projekteille haluttiin saada yhteinen terminologia sekä selkeät päätöksentekomallit ja roolitukset.

”Halusimme eroon siitä, että jokaista projektia johdetaan vähän eri tavoin.”

Helsingin yliopisto lähti kartoittamaan millaisia hyödynnettävissä olevia projektimalleja löytyisi valmiina. Suomen Projekti-Instituutin julkishallinnon tarpeisiin kehittämä Leijona-projektijohtamistamalli oli yliopiston tietotekniikkakeskuksen projektiväen keskuudessa jo entuudestaan tuttu ja tähän malliin päätettiin tutustua tarkemmin.

”Totesimme varsin nopeasti, että Leijona-malli tarjoaa juuri niitä työkalua, joita tarvitsemme projektien johtamisen kehittämiseen. Lähdimme rakentamaan yhteistyötä Projekti-Instituutin kanssa eteenpäin”, Savolainen kertoo.

Mitä ongelmia projektimallilla haluttiin ratkaista?

Savolainen nostaa Helsingin yliopiston projektitoiminnan keskeiseksi haasteeksi eri puolilla organisaatiota vallinneet vaihtelevat johtamisen käytännöt. Lisäksi päätöksenteon roolit ja vastuut oli riittämättömästi määritelty.

”Projekteihin liittyviä päätöksiä on tehty tahoilla, jotka eivät ole sitoutuneet resursseihin.”

Pitkän tähtäimen tavoitteena Helsingin yliopistolla on saada käyttöönsä projektisalkku, joka koostuu kaikista samanaikaisesti käynnissä olevista projekteista.

”Leijona-malli luo pohjaa tälle tavoitteelle. Emme voi ottaa projektisalkkua käyttöön, jollei meillä ensin ole olemassa yhtenäistä mallia projektien johtamiseen. Muutoin projektisalkussa oleva data on täysin epäyhteneväistä”, Savolainen toteaa.

”Meiltä on puuttunut projekteihin liittyvä kokonaisuuden hallinta ja läpinäkyvyys. Nämä ovat niitä isoja haasteita, jotka haluamme projektisalkun avulla ratkaista. Haluamme saada yhtenäisen näkymän projekteihin, jotta voimme tehdä priorisointeja.”

Työ on kesken – tuloksia silti nähtävissä

Leijona-mallia on räätälöity Helsingin yliopiston tarpeisiin ennen kaikkea terminologian suhteen. Lisäksi toimintatapoihin liittyviä prosesseja on sovitettu projektimalliin.

”Kyseessä on malli, jota kehitämme kokemusten karttuessa. Projektisalkun hyödytkin alkavat näkyä siinä vaiheessa kun saamme sinne riittävästi projekteja”, Savolainen toteaa.

”Helsingin yliopistossa on saatu nopeasti tuloksia, sillä siellä uskallettiin lähteä projektikulttuurin kehittämiseen oikeassa järjestyksessä ja riittävällä panostuksella”, toteaa kehitysjohtaja Mia Petäinen Suomen Projekti-Instituutista.

Petäisen mukaan projektijohtamisen kehittäminen edellyttää, että johto ymmärtää asian tärkeyden, projektisalkun johtaminen nähdään osana kokonaisjohtamista ja itse  kehitysprojektille nimetään omistaja ja projektipäällikkö.

”Helsingin yliopistossa muutoksen toteutumista on edesauttanut myös se, että ensin lisättiin projektien omistajien osaamista ja innostusta lähteä pilotoimaan sekä yksittäisen projektin johtamista että projektisalkun johtamista. Vasta toisessa aallossa käynnistyivät projektipäällikkövalmennukset”, Petäinen lisää.

Savolainen on puolestaan iloinen, että projektisalkun käyttöönottoa on odotettu henkilöstön keskuudessa innokkaasti.

Projektimallin soveltaminen ja projektisalkun täysimittainen käyttöönotto on Helsingin yliopistossa vielä kesken, mutta myönteisiä vaikutuksia on jo nyt nähtävissä.

”Yksiköistämme opetus- ja opiskelijapalvelut sekä tietotekniikkakeskus ovat soveltamisessa pisimmällä. Päätöksentekoon on selvästi saatu ryhtiä ja selkeyttä. Lisäksi projekteihin liittyvä läpinäkyvyys on lisääntynyt eli näemme helpommin mitä projekteja on menossa. Projektien johtamisessa käytetään myös samoja käsitteitä ja projekteihin liittyviä henkilöresursseja hallinnoidaan paremmin”, Savolainen luettelee.

Yhteistyöhön Projekti-Instituutin kanssa Savolainen on kaikin puolin tyytyväinen. Kaikki se asiantuntemus ja tuki on saatu, mitä on tarvittu ja odotettu.

”Tämä on ollut todella palkitseva projektikokonaisuus ja kaikilla on ollut hyvä tahtotila projektimallin kehittämisessä ja käyttöönotossa. Itselleni on ollut palkitsevaa nähdä, miten voimme mallin avulla auttaa ihmisiä onnistumaan omassa työssään.”

”Minulla on vahva usko siihen, että pääsemme nyt hyvin kohti parempaa projektien johtamista.”


Lataa Leijona-projektijohtamismallin esite


Antamalla yhteystietosi myönnät Suomen Projekti-Instituutille luvan tallentaa ja ylläpitää ja käyttää niitä tietosuojaselosteessamme mainittuihin tarkoituksiin. 


Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.