Kieli Valikko

Naistenlahti_Power_Plant,_July_2017
Valokuva: Elias Ojala

Tampereen Sähkölaitos

Yhteinen malli kaikenkokoisten projektien läpivientiin

Yrityksellä ei ole selkeää mallia projektinhallintaan ja projektien aloittamiseen. Käynnissä olevalta projektilta puuttuu omistaja sekä suunnitelma projektin etenemisestä, toteutuksesta ja seurannasta.

Kuulostaako tutulta? Nämä olivat ainakin niitä haasteita, joiden vuoksi Tampereen Sähkölaitos Oy lähti kehittämään omaa projektitoimintaansa ja etsimään mallia entistä tehokkaampaan projektien maaliin saattamiseen.

”Projektinhallintamme oli köykäisellä tasolla ja vajavainen. Projektimalli oli olemassa paperilla, mutta se ei näkynyt mitenkään arkielämässä. Lisäksi projektikulttuuri organisaation eri osissa vaihteli. Projekteja käynnistettiin, johdettiin ja lopetettiin vaihtelevilla käytännöillä. Käytännön työkalut, yhteiset menetelmät ja ohjeet puuttuivat”, listaa johtaja Johannes Lindell projektitoimintaan liittyneitä ongelmia.

Keväällä 2016 toteutetun organisaatiomuutoksen yhteydessä Tampereen Sähkölaitoksen projektitoiminnan kehittäminen siirrettiin tietohallinnon vastuulle, jonka nokkamiehenä Lindell toimii.

”Tunnistin tarpeen löytää kumppaniksi ulkopuolisen projektijohtamiseen erikoistuneen asiantuntijayrityksen. Kartoituksen myötä löytyi 4-5 potentiaalista yritystä, joiden kesken toteutettiin kilpailutus.”

Tavoitteena yhteisen projektikulttuurin kehittäminen

Tampereen Sähkölaitos on moderni energiakonserni, joka tuottaa kotimaista, uusiutuvaa energiaa sekä kehittää aktiivisesti tulevaisuuden energiaratkaisuja. Sen liikevaihto on noin 270 miljoonaa euroa ja vuosittaiset investoinnit noin 40 miljoonaa euroa. Henkilöstöä on 390 henkeä.

Projektisalkussa on keskimäärin 70 projektia ja niiden kokoluokka vaihtelee 10 000 eurosta aina 150 miljoonan euron rakennushankkeisiin asti. Viime vuosien mittavimpia projekteja ovat olleet investoinnit jätteenpolttolaitokseen ja Hervannan hakelämpölaitokseen.

”Meillä oli suuri tarve saada rakennettua yhteinen projektikulttuuri. Oli löydettävä yksi viitekehys, jota käytetään kaikissa projekteissa voimalaitoksen rakentamisesta uuden tuotteen lanseeraukseen asiakkaalle. Tämä mahdollistaa projektien yhteismitallistamisen käynnistämisen, päätösten, priorisoinnin ja aikataulutusten suhteen”, Lindell mainitsee.

Projektimallin valinnassa oli vaatimuksena, että se vastaa kaikkien käyttäjien tarpeita. Arvioinnin myötä Tampereen Sähkölaitoksen projektinhallinnan kehittämisen pohjaksi valittiin Suomen Projekti-Instituutti Oy:n ABC Projektijohtamismalli.

”Heillä oli aiempaa näyttöä myös energia-alalta. ABC-malli oli uskottava ja se täytti meidän kriteerit”, Lindell toteaa.

”Projekti-Instituutilla oli selkeä sabluuna ABC-mallin räätälöintiin. Järjestimme 2-3 kuukauden aikana useita työpajoja, joissa mallia sovitettiin vastaamaan tarpeitamme. Tätä työtä ei tehty pienessä piirissä, vaan työpajoihin oli laajalti osallistujia eri yksiköistä.”

Valmennusjohtaja Virpi Elers Suomen Projekti-Instituutista vastasi projektitoiminnan käytäntöjen kehittämisestä yhdessä asiakkaan kanssa. Hänen kokemuksensa mukaan osallistaminen määrittelytyöhön on tärkeä menestystekijä Tampereen Sähkölaitoksen kaltaisessa laajassa, projektien toimintatapoja koskevassa muutoksessa.

”On helpompi sitoutua uusiin toimintatapoihin, joita on itse ollut mukana määrittelemässä. Tämä on yksi muutosjohtamisen peruspilareista”, Elers painottaa.

”Työpajoissa syntyy paljon hyvää keskustelua, koetaan oivalluksia, jaetaan kokemuksia ja opitaan uusia asioita. Samalla saadaan valjastettua hyvä joukko sanansaattajia, jotka pystyvät perustelemaan asioita ja vievät mallin ajatuksia eteenpäin omassa organisaatiossaan jo ennen kuin se on viimeistelty”, hän jatkaa.

Projektimallin kehittämisen jälkeen Tampereen Sähkölaitos valjasti puoleksi vuodeksi ulkopuolisen henkilön käynnistämään projektitoimistoa ja huolehtimaan sisäisestä sitoutumisesta sekä mallin jumppaamisesta käytäntöön.

”Projekti-Instituutti huolehti ansiokkaasti, että käyttämämme konsultti sai kopin mallista sen jalkauttamista varten. Ilman tätä vaihetta projektimalli olisi kaatunut heti alkumetreillä”, toteaa Lindell.

Projektitoiminnan kehittämisen lopputuloksena Tampereen Sähkölaitoksella on nyt verkottunut projektitoimisto, mikä vastaa projektinhallintamallin ylläpidosta ja kehittämisestä. Vetäjiä on kaksi eri yksiköistä ja heillä on selkeät roolit ja vastuut.

Projektinhallintamalli yhdenmukaistaa tavan toimia

Entäpä projektinhallintamallista koituneet hyödyt?

Kaikkia Tampereen Sähkölaitoksen projekteja hallitaan nyt yhteisellä mallilla. Sen ansiosta tapa tehdä asioita on yhdenmukaistunut.

”Olemme saaneet aivan uudenlaista ryhtiä ja näkyvyyttä projekteille. Lisäksi konsernin johtoryhmällä on yhteinen kieli puhua projekteista ja niiden hallintaan liittyvistä asioista. Nyt ei myöskään enää käynnisty vahinkoprojekteja, joista ei päästä eroon”, Lindell miettii.

”Mallin avulla olemme nostaneet keskusteluun hankalia, mutta tarpeellisia aiheita. Kuten onko projekteille tekijöitä, ovatko ne myöhässä ja miksi ja miten priorisoimme tekemistä.”

”Silti olemme vielä matkalla ihannemaailmaan. Projektinhallintamalli on kuin ajokortti. Ei riitä, että se on taskussa, vaan on lähdettävä heti rohkeasti liikenteeseen ajamaan”, Lindell muistuttaa.

”ABC on hyvä projektijohtamisen malli. Olen erittäin tyytyväinen valintaamme.”