Kieli Valikko
Ajankohtaista

Ajankohtaista

24.5.2017 14.15

Vaikuttava edistymisraportti: 6 vinkkiä

Projektin edistymisen raportointi ohjausryhmälle, asiakkaalle tai sidosryhmille ei ole vain välttämätöntä paperityötä, vaan auttaa parhaimmillaan tuloksellisempaan vuoropuheluun ja yhteistyöhön vastaanottavan tahon kanssa. Kun tunnet kohderyhmäsi ja tiedät minkälaista tietoa se haluaa, räätälöi edistymisraporttisi sen mukaisesti.

Näin varmistat, että raporttisi on relevantti ja mielenkiintoinen, vie keskustelua oikeaan suuntaan, ja saat sitä myötä tarvitsemasi projektin edistämiseen:

  1. Kerro tärkeimmät kuulumiset projektin etenemisestä ja tilanteesta heti raportin alussa varmistaaksesi, että lukijan huomio kiinnittyy niihin.

  2. Painota erikseen selkeästi niitä asioita, jotka vaativat välitöntä huomiota ja toimenpiteitä.

  3. Raportoi merkkipaalut (milestonet) “ison kuvan” tasolla. Tuo esiin saavutetut merkkipaalut, jotta lukija näkee helposti, miten projekti on edennyt.

  4. Tuo esiin ajankohtaiset riskit ja haasteet. Tämä on tärkeää, jotta lukija tietää sinun olevan tietoinen niistä ja niiden mahdollisista vaikutuksista.

  5. Esittele käytetty budjetti summana ja prosentteina koko budjetista. Näin vastapuoli voi varautua tarvittaessa mukauttamaan sitä. Näytä myös sitoutuneet kustannukset.

  6. Käytä kuvia! Selkeät kaaviot auttavat hahmottamaan kokonaisuuden nopeasti, ja reaaliaikaiset kuvaajat kertovat, että tietosi ovat ajan tasalla.

Oletko aloitteleva vai kenties jo kokeneempi projektipäällikkö? Ota homma haltuun käytännönläheisissä valmennuksissamme: https://www.projekti-instituutti.fi/koulutuskalenteri




Palaa otsikoihin